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Meeting Kultur: Die 4 W

Laptop während Meeting

Wenn man Führungskräfte fragt, was die Tätigkeit ist, mit der sie am meisten Zeit verbringen und die sie als am wenigsten produktiv empfinden, so lautet die Antwort häufig: Meetings.

Deshalb möchte ich diese Woche dem Thema Meeting Kultur widmen und Ihnen einige Alternativen zum klassischen Meeting vorstellen.

Was ist ein klassisches Meeting? 

Für mich hat ein klassisches Meeting folgende Eigenschaften:

 – es besteht aus mindestens zwei + X Mitgliedern. Die meisten Meetings bleiben im Allgemeinenen unter der 10               Teilnehmer Grenze,

 – das Thema erfordert den Input aller eingeladenen Teilnehmer bzw. dient deren Information.

Diese zwei Merkmale reichen schon, um ein klassisches Meeting zu beschreiben. Natürlich haben wir ein eigenes Bild, wenn wir an Meetings denken. Meistens ein negatives. Wir verbinden Meetings mit stundenlangen Diskussionen ohne Entscheidungsfindung, Abwesenheit von Schlüsselfiguren für Entscheidungen und zum Beispiel Einladungen zu Meetings bei denen wir keinen Mehrwert beitragen können.

Die 4-W Regel für effektivere Meetings

Um unseren eigenen Alltag mit Meetings etwas effektiver zu gestalten, sollten wir uns immer folgende 4 W-Fragen beantworten, bevor wir ein Meeting einberufen:

 – Was genau soll besprochen werden? Machen Sie sich zu jedem Tagesordnungspunkt einen Vermerk, ob es sich um eine Information, Diskussion oder Entscheidung handelt. Machen Sie sich vor allem klar, ob dieser Punkt wirklich einer Sitzung bedarf, oder schnell in einem Telefonat geklärt werden kann,

– Wer muss dabei sein? Hier gilt: weniger ist mehr. Laden Sie nur diejenigen Personen ein, die einen Beitrag zum Thema leisten können, oder davon betroffen sind. So vermeiden Sie Endlosdiskussionen, da jeder seine Meinung kundtun muss.

– Wann soll der Termin statt finden? Geben Sie den Teilnehmern genug Zeit zur Vorbereitung. Vermeiden Sie Randzeiten, sowohl der Woche, als auch des Tages. Vermeiden Sie Ihr Meeting direkt an eine vorangegangene Besprechung zu setzen. Kleiner Tipp, weichen Sie von den standardmäßigen Zeiten, die Ihnen zum Beispiel Outlook vorschlägt, ab. Beginnen Sie um 14:10 statt um 14:00 Uhr. Hinterfragen Sie auch, ob Sie wirklich eine Stunde (standard in Outlook) benötigen, oder ob nicht 35 Minuten reichen.

– Wo soll das Meeting statt finden? Soll das Meeting wirklich in einem Besprechungsraum abgehalten werden, oder sollten Sie sich lieber vor Ort in der Produktion, dem Verkaufsraum oder der Designabteilung treffen? 

Die Vorbereitung

Wenn Sie sich genug Zeit nehmen diese Fragen zu beantworten, werden Sie weniger Zeit im eigentlichen Meeting aufwänden müssen, da schon die richtigen Leute – im idealfall vorbereitet – an Ihrem Meeting teilnehmen werden.

Im kommenden Post werde ich Ihnen einige interessante Alternativen zum klassischen Meeting aufzeigen.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement

Quellen Freitag: Bernd Geropp

Die ganze Woche über habe ich Ihnen das Buch von Bernd Geropp Ist die Katze aus dem Haus … vorgestellt.

Bernd Geropp

Bernd Geropp

Heute möchte ich Ihnen den Autor dieses Buches genauer vorstellen. Bernd Geropp ist Geschäftsführercoach, Führungstrainer, Blogger, Podcaster und neuerdings eben auch Buch-Autor. 

Als promovierter Ingenieur der Elektrotechnik gründete er in Aachen ein eigenes Unternehmen, welches er nach einigen Jahren an einen großen Maschinenbaukonzern verkaufte. Er blieb weiterhin im Unternehmen als Manager der mittleren Führungsebene. Nach weiteren acht Jahren stieg er aus der Konzernwelt aus und machte sich als Coach, Berater und Trainer selbständig.

An diesem enormen Erfahrungsschatz lässt er uns mittels seines Blogs www.mehr-fuehren.de/blog und seines sehr gelungenen Podcasts „Führung auf den Punkt gebracht“ teilhaben.

Ich kann Ihnen allen nur wärmstens empfehlen, den Blog und den Podcast zu abonnieren. Sie werden viele Hilfreiche Tipps und schöne Anekdoten finden, die Ihnen in Ihrer täglichen Führungspraxis helfen werden.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement

Die Vision macht den Unterschied

In meinem Beitrag vom Montag  stellte ich Ihnen das neue Buch von Bernd Geropp Ist die Katze aus dem Haus … vor. Untertitel dieses Buches ist: „So arbeiten Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich und selbständig“. Im zweiten Kapitel beschreibt der Autor sehr gut, dass man Mitarbeiter nicht extern motivieren kann, sondern durch seine Handlungen eigentlich nur nicht zu demotivieren.

Wenn ein Mitarbeiter sich entschließt in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, hat er neben der extrinsischen Motivation Geld zu verdienen, meistens auch eine intrinsische Motivation, sonst hätte er sich nicht gerade Ihr Unternehmen ausgesucht. 

Bild eines verschneiten Gipfels

Der Weg zum Gipfel ist nicht von vornherein erkennbar

Solange die vier untersten Stufen der Maslowschen Bedürfnisspyramide befriedigt werden, können Sie einen Mitarbeiter durch externe Motivatoren wie Geld, Mietwagen oder andere extra Leistungen nur bedingt und vor allem nur kurzfristig reizen (ich sage bewusst nicht motivieren). 

Was aber, wenn Ihre Mitarbeiter soweit abgesichert sind und sich bei Ihnen wohl fühlen? Wie kriegen Sie Ihre Mitarbeiter dazu Ihnen ihre beste Leistung zur Verfügung zu stellen?

 Der Schlüssel heißt für mich: Eine überzeugende Vision.

Sie müssen Ihren Mitarbeitern Ihre höchsteigene Vision von Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung deutlich machen. Wo soll sich das Unternehmen hin entwickeln und vor allem warum? Wollen Sie einfach nur mehr Geld verdienen, oder helfen Sie Ihren Kunden tatsächlich ein für sie wichtiges Problem zu lösen? Diese Aussage gilt übrigens auch für Abteilungsleiter. Machen Sie sich Gedanken, wer Ihre Kunden sind und welche Probleme Ihrer Kunden Ihre Abteilung lösen kann.

Passt diese Vision mit den Vorstellungen der Mitarbeiter überein, so werden sich diese anstrengen diese Wirklichkeit werden zu lassen.  Sie müssen nicht sofort eine Lösung parat haben, wie Sie diese Vision erreichen wollen. Wichtig ist nur, dass Sie eindeutige Zeichen setzen, dass dies Ihr Ziel ist und Sie nicht davon abrücken werden. Diese Zeichen sind zum einen natürlich häufiges Kommunizieren der Vision und zum anderen Handlungen, die den Weg zur Erreichung der Vision ebnen.

Vergessen Sie dabei nicht; man kann nicht zu viel kommunizieren. Reden Sie bei jeder Gelegenheit über die Vision und beziehen Sich sich bei aktuellen Problemen und Diskussionen immer auf die Vision. Ihre Handlungen und Entscheidungen sollten Sie ebenfalls immer auf die Vision abstimmen. Wo fließen wichtige Ressourcen hin? Helfen die im Budget für das nächste Jahr festgelegten Maßnahmen bei der Erreichung der Vision?

Ihre Mitarbeiter werden schnell merken, wenn Sie zwar viel über die Vision reden, aber nur wenige Ihrer Entscheidungen dabei helfen die Vision Wirklichkeit werden zu lassen.

Nun ist es an Ihnen, wie sieht Ihre Vision für Ihre(n) Abteilung / Unternehmen / Blog / Verein aus?

Ich würde mich freuen, wenn Sie sich bereit erklären Ihre Vision mit uns in der Kommentaren zu teilen und so anderen als Inspiration zu dienen.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement

Buch: Ist die Katze aus dem Haus…. gute Mitarbeiterführung

Bücher über Mitarbeiterführung gibt es wie Sand am Meer und nur die wenigstens besitzen den inhaltlichen Wert, den der Autor und der Verlag auf dem Klappentext versprechen.

Dies ist bei Bernd Geropps Buch Ist die Katze aus dem Haus …: So arbeiten Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich und selbstständig anders.

In 9 unterhaltsam geschriebenen Kapiteln leitet der Autor die Führungskraft an, eine gute Beziehung zu seinen Mitarbeitern auf zu bauen.
Es geht hierbei weniger darum, zu beschreiben, wie man sich die Sympathie der Mitarbeiter sichert und sie so dazu bringt, das zu machen, was man möchte. Viel mehr erwarten Mitarbeiter eine klare Führung bei gleichzeitigen Freiraum zur Entfaltung.

Angenehm ist es, dass der promovierte Ingenieur sichtbar keine wissenschaftliche Abhandlung über das Thema verfassen wollte, sondern eine von Praxisbeispielen gespickte Anleitung entwarf, wie man als Führungskraft den Spagat zwischen Freiraum und klaren Ansagen bewerkstelligt.

Jedes Kapitel beginnt mit einer aus dem Maschinenbau stammenden Analogie zu zwischenmenschlichen Beziehungen. Dies mag für einige etwas befremdlich wirken, richtet sich aber meiner Meinung nach genau an die Klientel dieses Buches: Den typischen Ingenieur, der mit seinem technischen Sachverstand ein Unternehmen aufgebaut hat und nun an der Schwelle zum Unternehmer steht und nun Aufgaben bewältigen muss, auf die ihn seine technisch fokussierte Ausbildung nicht vorbereitet hat. Hier machen dem Techniker solche Analogien das Betreten des für ihn Ungewohnten leichter.

Die Praxisbeispiele liefern interessante Einblicke in die Denkweisen von Führungskräften und vor allem deren Mitarbeitern und zeugen von der langjährigen Erfahrung des Autors als Unternehmer und Coach. Häufig ertappt man sicher selber dabei zu denken ‚ja genau das habe ich auch erlebt‘.

Die herausgehobenen Tipps ermöglichen schon beim Durchblättern die Kern-Essenz des Kapitels zu erfassen. Hierbei hilft ebenfalls die Zusammenfassung am Ende eines jeden Kapitels. Diese beiden Hilfsmittel ermöglichen es dem Leser dieses Buch als Nachschlagewerk zu benutzen.

Meine Empfehlung lautet deshalb, dass dieses Buch nach einmaligen Lesen nicht im Bücherregal verstauben sollte, sondern lieber immer griffbereit in der Schreibtischschublade abgelegt wird, um eine ständige Reflexion der eigenen Handlungen zu ermöglichen.

 

Kategorie: Blog, Selbstmanagement

The First 20 Hours – How to Learn Anything: Josh Kaufman at TEDxCSU

Dies ist ein TED-Video, über das Thema lernen.
Als Blogger ist es für mich immer sehr interessant, vieles so schnell wie möglich zu lernen.

Was fällt Ihnen auf bei der Beschreibung der Methode auf? Kommt’s Ihnen bekannt vor?
Lean is everywhere….

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Blog

Eigen- vs. fremdbestimmt

In letzter Zeit wurde häufig über Stress geredet und geschrieben.

Allein heute habe ich zwei Sendungen zu diesem Thema gesehen.

Wir alle oftmals das Gefühl gestresst zu sein.
Was mir bei mir auffällt ist dabei, dass es nicht die Menge an Aufgaben ist, die Stress verursacht.
Sondern, ob ich diese Aufgaben und den Zeitpunkt deren Erledigung selber festgelegt habe.

Ein Tag mit vielen Terminen, kommt weniger stressig vor, wenn ich diese  Termine organisiert habe, oder zumindest deren Inhalt als positiv betrachte.
Muss ich hingegen zu Terminen, deren Sinn ich nicht sehe, so steigt mein Stresslevel.

 Das Empfinden von Stress ist aus meiner Sicht also stark davon abhängig, ob es eigen- oder fremdbestimmte Inhalte sind, die ihn verursachen.

Was heißt das für uns?
Das Vermitteln von Informationen und das Überzeugen von Mitarbeitern wird immer wichtiger, damit diese aus einem inneren Antrieb heraus Dinge treiben und dieses nicht als Stress sondern Befähigung empfinden.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Blog

Burn-Out Prävention im Urlaub

Heute mal ein Thema, das nicht wirklich mit Lean zu tun hat…..aber auch nur auf den ersten Blick.


Letztens erzählte mir eine befreundete Person, dass sie auf von ihrem Chef auf ein Seminar für Berufseinsteiger zum Thema Burn-Out Prävention geschickt werden würde.
Meine erste Reaktion war: Toll ein Chef, der sich schon frühzeitig um das Wohl seiner Angestellten kümmert.

Dann kam aber noch ein wichtiger Zusatz: Das Seminar findet am 04. und 05. Oktober statt, also gerade an denen beiden Tagen, an denen mein Bekannter ein verlängertes Wochenende geplant und bereits Urlaubstage genommen hatte.

Da frage ich mich dann doch, was besser ist; ein langes entspanntes Wochenende mit der Familie oder ein (sicherlich interessantes) Seminar über zwei Tage in einer fremden Stadt mit Anreise etc.

Dass der Vorgesetzte hierauf keine Rücksicht genommen hat, zeigt für mich eigentlich wieder kein Respekt vor dem Mitarbeiter (ein Grundsatz von Lean, womit wir wieder beim Thema wären 😉 ).

Meine Antwort wäre gewesen: Chef, Urlaub mit der Familie ist mit das beste gegen Burn-Out.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Lean, Weiterbildung

Quellen Freitag: personal kanban

Zum Ende der Woche möchte ich jedem, der Probleme hat sich seine Aufgaben ein zu teilen und auch ein wenig software-afin ist, das Tool Lean kit kanban empfehlen. Es eignet sich in seiner Vollversion auch sehr gut zum Koordinieren von Teams.

https://leankit.com/

Ich möchte hierbei nicht verschweigen, dass die Visualisierung dann allerdings ein wenig auf der Strecke bleibt, wenn es nur noch im PC gemacht wird. Kommt wahrscheinlich daher, da das Tool aus der “agilen“ Software-Entwicklung stammt und die Mitarbeiter da eh den ganzen Tag am Bildschirm hocken 😉 .

Es gibt übrigens auch andere Anbieter. Einfach mal nach Go… Suchen.

Kategorie: Blog, Lean Management, Selbstmanagement Stichworte: Quellen

Personal Kanban

Im Rahmen der Produktion ist Kanban ein mittlerweile weit verbreitetes Tool, um von einer Push-getriebenen Massenproduktion hin zu einem Pull-System zu kommen.

Heißt, anstatt, dass ich meinem nachfolgenden Prozess immer mehr Teile liefer….ihn förmlich damit zu schütte, signalisiert mir der nachfolgende Prozess mittels einer Kanban, dass er zum verarbeiten des nächsten Teiles bereit ist.

Die Push-Produktion wurde immer mit Bergen von Beständen gleichgesetzt. Diese Berge von „Work in Process“ sind in der Produktion nun in vielen Fällen abgeschafft.

Komisch aber, dass sie auf unseren Schreibtischen immer noch zu finden sind!

Warum sind wir meisterlich in der Erkennung von Verschwendung in einem Produktionsprozess, in der Verschlankung von Materialflüssen, schaffen es aber nicht unsere eigene Arbeit auch nach diesen Prinzipien zu strukturieren?

Bei unseren Schreibtischen kommt immer noch der klassische Push-Ansatz zum Tragen. Jemand kommt angerauscht, haut uns eine Aufgabe um die Ohren und verschwindet wieder.

In der „agilen“ Software-Entwicklung hat sich das Tool des „Personal Kanban“ etabliert.

Es ist generell eine Art der Visualisierung der Auslastung des jeweiligen Prozesses (Mitarbeiters). Aufgaben werden in einem Pool gesammelt, aus dem sich die Mitarbeiter, nachdem sie ihre vorherige Aufgabe erledigt haben, bedienen, um die nächste Aufgabe anzugehen.

Im „Doing“ Abschnitt der Kanbantafel werden die momentan verfolgten Aufgaben aufgezeigt. Gleichzeitig gibt eine Zahl in der Überschrift an, wie viele der Aufgaben gleichzeitig erledigt werden.

Ich selber experimentiere gerade mit einer Personal Kanban Tafel (momentan ein A4 Blatt) und werde in den kommenden Wochen mal Feedback meiner Umgebung dazu einholen.

Hier mal ein Bild meiner momentanen Kanban-Tafel

Für weitere Informationen zu dem Thema kann ich die Website Personal Kanban empfehlen.

Mittlerweile gibt es auch Software zu diesem Thema, die es ermöglich ganze Gruppen und mehrere Projekte über dieses Tool zu steuern.

 

Kategorie: Blog, Lean Management, Selbstmanagement Stichworte: Ganzheitliche Produktionssysteme, Kanban, Leadership, Lean, Web2.0

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Über den Autor

Johann Anders wurde 1984 in Danzig geboren, studierte Wirtschafts- ingenieurwesen mit der Fachrichtung Luft- und Raumfahrttechnik und arbeitet nun als Industrial Engineer bei der Firma Metabo, wo er für die Erarbeitung von Arbeitsabläufen nach Lean Prinzipien verantwortlich ist.
Zudem gründete er im Jahr 2012 den Lean Stammtisch Stuttgart, berät mit seinem Kollegen Bernd Albrecht Firmen bei der Einführung von Lean Management Systemen und gründete mit Bernd Albrecht und Manuel Stange das Kata.LAB.

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