Wenn man Führungskräfte fragt, was die Tätigkeit ist, mit der sie am meisten Zeit verbringen und die sie als am wenigsten produktiv empfinden, so lautet die Antwort häufig: Meetings.
Deshalb möchte ich diese Woche dem Thema Meeting Kultur widmen und Ihnen einige Alternativen zum klassischen Meeting vorstellen.
Was ist ein klassisches Meeting?
Für mich hat ein klassisches Meeting folgende Eigenschaften:
– es besteht aus mindestens zwei + X Mitgliedern. Die meisten Meetings bleiben im Allgemeinenen unter der 10 Teilnehmer Grenze,
– das Thema erfordert den Input aller eingeladenen Teilnehmer bzw. dient deren Information.
Diese zwei Merkmale reichen schon, um ein klassisches Meeting zu beschreiben. Natürlich haben wir ein eigenes Bild, wenn wir an Meetings denken. Meistens ein negatives. Wir verbinden Meetings mit stundenlangen Diskussionen ohne Entscheidungsfindung, Abwesenheit von Schlüsselfiguren für Entscheidungen und zum Beispiel Einladungen zu Meetings bei denen wir keinen Mehrwert beitragen können.
Die 4-W Regel für effektivere Meetings
Um unseren eigenen Alltag mit Meetings etwas effektiver zu gestalten, sollten wir uns immer folgende 4 W-Fragen beantworten, bevor wir ein Meeting einberufen:
– Was genau soll besprochen werden? Machen Sie sich zu jedem Tagesordnungspunkt einen Vermerk, ob es sich um eine Information, Diskussion oder Entscheidung handelt. Machen Sie sich vor allem klar, ob dieser Punkt wirklich einer Sitzung bedarf, oder schnell in einem Telefonat geklärt werden kann,
– Wer muss dabei sein? Hier gilt: weniger ist mehr. Laden Sie nur diejenigen Personen ein, die einen Beitrag zum Thema leisten können, oder davon betroffen sind. So vermeiden Sie Endlosdiskussionen, da jeder seine Meinung kundtun muss.
– Wann soll der Termin statt finden? Geben Sie den Teilnehmern genug Zeit zur Vorbereitung. Vermeiden Sie Randzeiten, sowohl der Woche, als auch des Tages. Vermeiden Sie Ihr Meeting direkt an eine vorangegangene Besprechung zu setzen. Kleiner Tipp, weichen Sie von den standardmäßigen Zeiten, die Ihnen zum Beispiel Outlook vorschlägt, ab. Beginnen Sie um 14:10 statt um 14:00 Uhr. Hinterfragen Sie auch, ob Sie wirklich eine Stunde (standard in Outlook) benötigen, oder ob nicht 35 Minuten reichen.
– Wo soll das Meeting statt finden? Soll das Meeting wirklich in einem Besprechungsraum abgehalten werden, oder sollten Sie sich lieber vor Ort in der Produktion, dem Verkaufsraum oder der Designabteilung treffen?
Die Vorbereitung
Wenn Sie sich genug Zeit nehmen diese Fragen zu beantworten, werden Sie weniger Zeit im eigentlichen Meeting aufwänden müssen, da schon die richtigen Leute – im idealfall vorbereitet – an Ihrem Meeting teilnehmen werden.
Im kommenden Post werde ich Ihnen einige interessante Alternativen zum klassischen Meeting aufzeigen.
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