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LL015 – Lean Lernen 15 – Warum du Evernote nutzen solltest

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In der 15 Episode von Lean Lernen zeige ich dir auf, warum du Evernote als dein virtuelles Gehirn nutzen solltest.

Die Gründe für Evernote sind:

  1. Es ist überall und platformübergreifend verfügbar
  2. Das erstellen von Notizen jeglicher Art ist einfach und schnell
  3. Das Kategorisieren mittels Notizbüchern und Tags hilft dir bei der Organisation deiner Gedanken
  4. Das Teilen von Notizbüchern ermöglicht die Kooperation mit anderen Kollegen
  5. Du kannst E-Mails direkt an Evernote senden und somit abspeichern
  6. Die Erinnerungsfunktion von Evernote ermöglicht es dir deine eigene To-Do-Liste zu gestalten

Weitere Links und Events, die in der Episode genannt werden:

  • JapanTag des Lean Stammtisch in Stuttgart
  • Change to Kaizen Symposium am 04. und 05. November
  • KVP Kongress am 30. November und 01. Dezember
  • Skitch-App
  • IFTTT.com
  • Thomas Mangold’s Blog
  • Thomas Mangold’s Buch zu Evernote

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Aktionsliste, Change to Kaizen, Evernote, Podcast, Produktivität, Selbstmanagement

Warum du handschriftliche Notizen machen solltest

In einem früheren Artikel beschrieb ich, dass ich versuche sogenannte „offene Zyklen“ zu vermeiden, indem ich mir sofort Notizen für Aufgaben, Ideen etc. in mein Notizbuch mache.

Notizbücher helfen

Notizbücher helfen

Genauso habe ich euch schon geschrieben, dass ich Evernote für eines der besten Tools zur Verwaltung seiner Notizen und zur Sammlung von Materialien halte. Dennoch benutze ich Evernote mittlerweile nur für Notizen, die ich längerfristig behalten möchte und bin zudem immer mehr dazu übergegangen, mir Notizen mit der Hand aufzuschreiben und diese dann in Evernote einzuscannen.

Warum also schreibe ich wieder alles von Hand statt es gleich digital einzutippen?

1. Unser Gehirn nutzt beim Schreiben mit der Hand und beim Tippen unterschiedliche Arten der kognitiven Verarbeitung. Untersuchungen von Studenten haben gezeigt, dass die Gruppe, die Notizen auf einem Computer machte, die Informationen kaum verarbeitete. Dies liegt daran, dass die meisten Menschen schneller tippen können als schreiben. Sie nehmen die Informationen ungefiltert auf und tippen sie einfach ein. Sobald man etwas handschriftlich festhält, nimmt man sich die Zeit, um zu überlegen, wie man die aufgenommene Information möglichst effizient (vielleicht in Stichworten) aufschreiben kann und verarbeitet die Information dadurch besser.

2. Ein weiterer Grund, warum das handschriftliche Niederschreiben von Informationen besser ist, als das Eintippen in digitaler Form, ist die Ablenkung, die uns digitale Medien bieten. Durch Laptops, Tablets und Smartphones haben wir alle benötigten Informationen fast immer und überall dabei. Nur leider auch, wenn wir sie gerade nicht brauchen.

Allein während des Recherchierens und Schreibens dieses Artikels habe ich:

  • einen Seitenblick auf das geöffnete Outlook Programm geworfen,
  • einen Tweet beantwortet und
  • meine Playlist verändert, da mir der Song nicht gefiel, den ich gerade hörte.

3. Zudem verführen einem digitale Produkte dazu, sich einzubilden, dass man mit ihnen Multi-Tasking betreiben könnte. Ich kann gleichzeitig eine E-Mail lesen, Musik hören, einen Termin aus der E-Mail in den Kalender eintragen und nebenbei auf meinem Smartphone eine Whatsapp Konversation führen.

Das Problem ist, dass unser Gehirn halt nicht parallel sondern sequentiell arbeitet. Zwar macht es das ziemlich schnell, so dass der Eindruck entstehen könnte, dass man doch effektiv parallel arbeiten könne, in Wahrheit aber verliert man immer wieder den Faden und muss sich neu in die gerade zu erledigende Aufgabe reinarbeiten.

Sich die Notizen bewusster machen

Wir sollten uns immer bewusst machen, wofür wir Notizen machen. Wenn wir etwas für wichtig erachten und es nicht vergessen wollen, dann schreiben wir das in einer Notiz auf. Doch wie oben ausgeführt, vergessen wir Sachen, die wir im PC aufgeschrieben haben, sehr schnell wieder. Es ist mir schon häufig passiert, dass ich etwas in Evernote abgespeichert habe, es vergaß und am Ende der Woche während meines wöchentlichen Planungstermins, bei dem ich routinemäßig durch meine Evernote Notizen gehe, feststellte, dass ich ja noch was zu erledigen habe.

Seitdem ich dies festgestellt habe, fing ich an meine Notizen zunächst handschriftlich aufzuschreiben und erst danach in Evernote einzuscannen. Mir hat dies geholfen meine Aufgaben und Ideen bewusster zu verarbeiten.

Wie ist es bei dir? Bist du auf dem Weg zum papierlosen Büro und versucht möglichst alles in digitaler Form zu besitzen oder benutzt du noch regelmäßig Stift und Papier?

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Evernote, Kreativität, Produktivität, Selbstmanagement

6 Gründe warum Du Evernote brauchst

Evernote Dashboard

Ich habe Evernote bereits in einigen vergangenen Posts erwähnt. Es ist ein kostenloses cloud-basiertes Programm zum Sortieren der eigenen Gedanken und Notizen. Zudem läuft es auf ziemlich jedem Betriebssystem Windows, Android, MacOS und web-basiert im Webbrowser und lässt sich somit fast überall benutzen.

In diesem Beitrag möchte ich Dir kurz ein paar Gründe für die Nutzung von Evernote geben:

  1. Wie bereits erwähnt sind alle Notizen schnell und einfach erreichbar. Wer früher eine Zettelwirtschaft führte und sich immer wieder ärgerte, dass er die Notiz oder das Notizbuch gerade nicht dabei hat, hat heute sein Tablet oder Smartphone in der Tasche und kann sofort auf alle Notizen zugreifen.
  2. Das erstellen der Notizen ist einfach und schnell. Evernote bietet für die geläufigen Browser Erweiterungen an, mit denen man Internetseiten, die man interessant findet, mit zwei Mausklicks in den entsprechenden Evernote Ordner ablegt. Auch auf dem Handy kann man mit dem Evernote Widget schnell Notizen machen. Zudem bietet das Widget die Möglichkeit Fotos zu machen, Dokumente zu scannen, Sprache zu Text Notizen und reine Sprachnotizen abzulegen, ein wirklich gutes Tool, wenn man unterwegs ist und schnell etwas abspeichern möchte.
  3. Die Notizen können in Notizbüchern sortiert werden, so dass man seine Sammlung an Notizen nach Themen ordnen kann. Eine weitere Möglichkeit Ordnung in die Notizen zu bringen ist, diese zu „taggen“ also ihnen eine Kategorie zuzuweisen. Eine Kategorie kann mehreren Notizen aus mehreren Notizbüchern zugeordnet werden, so kann man auch komplexe Strukturen gut abbilden.
  4. Das Teilen von Notizbüchern ermöglicht es mit anderen Leuten zusammen zu arbeiten. In der kostenlosen Version von Evernote kann man ein gemeinsames Notizbuch anlegen, an dem alle volle Lese- und Schreibberechtigungen haben, in der kostenpflichtigen Version, kann man all seine Notizbücher auf diese Weise teilen. Durch das Teilen ist es möglich mit anderen an einem Projekt zu arbeiten und alle auf dem gleichen Stand zu halten.
  5. Mit jedem Evernote Account erhält man eine eigene Evernote-Email Adresse, die es ermöglicht, E-Mails in Evernote abzuspeichern. Buche ich zum Beispiel einen Flug online, so erhalte ich eine E-Mail Bestätigung, die ich direkt an meinen Evernote Account in den Ordner „Reisen“ weiterleite und mit einem Code „FRA-LHR“ versehe. Dies alles kann ich mittels einer codierten Betreffzeile machen, wie genau findest Du in diesem Artikel.
  6. Die Erinnerungsfunktion von Evernote ermöglicht es Dir, Notizen mit einer Erinnerung zu versehen, so dass du von Evernote daran erinnerst wirst, die entsprechende Aufgabe zu erledigen. Rein theoretisch kannst du Evernote so zu einer To-Do-App ausbauen. Wie das geht findest du hier. Ich persönlich benutze eine andere App, da ich es in Evernote doch recht umständlich finde, aber vielleicht ist es ja was für Dich.

Dies soll’s für heute gewesen sein. Ich hoffe, ich konnte Dir ein paar Tipps zum Thema Evernote geben. Meiner Meinung nach ist es ein unverzichtbares Tool zur Produktivitätssteigerung.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Evernote, Produktivität

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Über den Autor

Johann Anders wurde 1984 in Danzig geboren, studierte Wirtschafts- ingenieurwesen mit der Fachrichtung Luft- und Raumfahrttechnik und arbeitet nun als Industrial Engineer bei der Firma Metabo, wo er für die Erarbeitung von Arbeitsabläufen nach Lean Prinzipien verantwortlich ist.
Zudem gründete er im Jahr 2012 den Lean Stammtisch Stuttgart, berät mit seinem Kollegen Bernd Albrecht Firmen bei der Einführung von Lean Management Systemen und gründete mit Bernd Albrecht und Manuel Stange das Kata.LAB.

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