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Sehen Lernen - Lean, Produktivität und Selbstmanagement

Lean Einführung von Anwendern für Anwender

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LL20 – Ziele setzen

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Hallo und herzlich Willkommen zum Lean Lernen Podcast. Ich wünsche dir ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2016 und würde mich freuen dieses mit dir teilen zu können.

Der Jahreswechsel ist traditionell eine Zeit, in der man sich neue Ziele setzt. Auch ich mache das Regelmäßig, wobei ich meine Ziele nicht nur zum Jahresbeginn setze, sondern ein ganz eigenes Ziel-Entfaltungs-System habe.

Ziele planen!

Ziele planen!

So warte ich nicht unbedingt bis zum 01.01 eines Jahres, um mir Gedanken über meine Ziele zu machen. Ich nehme mir lieber eine Auszeit im Sommer und ziehe mich dann für ein paar Tage zurück, um mir Gedanken über meine langfristigen Ziele zu machen und breche diese dann auf Jahres, 3 Monats und Monatsziele herunter.

Wie setze ich nun meine Ziele?

Ich fange mit meiner Grabrrede an. Ja genau, ich male mir aus, was die Leute über mich sagen würden, wenn ich eines hoffentlich fernen Tages begraben werde. Was möchte ich hinterlassen haben und wie sollen meine Familie, Freunde, Geschäftspartner, Mitarbeiter und Bekannte über mich sprechen. Dies gibt mir ein gutes Bild, welche Themen mir wichtig sind. So habe ich für mich festgestellt, dass mir wichtig ist, dass ich Leuten geholfen habe, sich selbst zu finden und sie in ihrer Entwicklung unterstützt habe. Dies ist auch der Grund warum ich diesen Podcast mache. Ich möchte dir Impulse und Hilfe zur Selbsthilfe geben, damit du deine Potentiale im Bereich Lean und Selbstmanagement ausschöpfen kannst.

Was heißt das jetzt für dich im Unternehmensumfeld? Da wirst du dir ja keine Grabrede wünschen. Aber was möchtest du, dass die Leute über dich sagen, wenn du aus dem Unternehmen ausscheidest, oder wenn dein Projekt zu Ende geht oder wenn einfach nur das Jahr rum ist.

Es ist wirklich keine schlechte Idee sich 3 Jahresziele zu setzen. Auch im Unternehmensumfeld. Dies ist natürlich schwierig, da sich das Umfeld auch immer mal wieder ändert. Aber die Ziele, die ich meine, sollten von deinen persönlichen Prinzipien und Werten her kommen und somit weniger anfällig für Veränderung sein. Wenn du zum Beispiel überzeugt davon bist, dass die Ausbildung der Mitarbeiter extrem wichtig ist, da diese die Prozesse im Unternehmen erlernen und dadurch besser verstehen, was ihr Beitrag im Unternehmen ist und wie sie diesen durch Verbesserungen steigern können, dann solltest du dir ein Ziel setzen, das mit der Weiterbildung deiner Mitarbeiter zu tun hat. Wie viele, auf welche Weise und wann geschult werden, ist dann abhängig von den Umständen, denen du ausgesetzt bist.

Bleiben wir jetzt aber bei den Jahreszielen für das kommende Jahr. Wenn du dir klar geworden bist, was für dich langfristig wichtig ist, dann kannst du dir Gedanken machen, was du in diesem Jahr umsetzen kannst.

Dabei gilt der Leitspruch: Wir überschätzen uns was in kurzer Zeit erreichen können, aber unterschätzen, was wir langfristig erreichen werden.

SMARTE Ziele setzen

Wie sollten deine Ziele für dieses Jahr jetzt aussehen? Du kennst sicherlich die S.M.A.R.T. Methode, ich möchte es dir hier aber nochmals in Erinnerung rufen:

Das Akronym SMART (smart = englisch für intelligent, schlau) steht hierbei für folgende 5 Schritte:

S – spezifisch | Eindeutig definierte Ziele,

M – messbar | Das Ziel sollte messbar sein,

A – akzeptiert | Die Erreichbarkeit des Ziels sollte von den Beteiligten akzeptiert werden,

R – realistisch | Die Erreichbarkeit des Ziels im gesetzten Rahmen, sollte realistisch sein,

T – terminiert | Der Zeitpunkt der Zielerreichung ist klar definiert.

 

DER URSPRUNG DER S.M.A.R.T METHODE

Die Geschichte zu dieser Methodik startet im Jahr 1981 als George T. Doran, Berater und ehemaliger Direktor Unternehmensplanung für die Washingtoner Water Power Company, einen Artikel mit dem Titel: “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives” veröffentlichte.

Doran stellte fest, dass die methodische Vorgehensweise Ziele zu definieren den Mitarbeitern half, Handlungen abzuleiten und dadurch ihre Erfolgschancen zu verbessern.

In vielen Ratgebern wird beschrieben, dass es wichtig sei, alle 5 Schritte durchzuführen, damit man ein Ziel am Ende auch erreicht. Doran schrieb allerdings schon damals:“…, es sollte klar sein, dass das vorgeschlagene Akronym nicht bedeutet, dass jedes Ziel alle fünf Kriterien beinhalten muss. Beispielsweise ist nicht jeder Wert messbar und ein Ziel, das man sich selbst gesetzt hat, muss nicht mit anderen vereinbart werden.”

WEITERENTWICKLUNG, AUS SMART WIRD SMARTER

Über die Zeit haben einige der Begriffe einen Wandel erfahren. So stand das A zu beginn für akzeptiert (engl. agreed upon). Dies rührt daher, dass Doran diese Zielformulierungsmethode hauptsächlich für Teams innerhalb eines Unternehmens erdacht hatte. In dieser Hinsicht war es wichtig, dass ein Ziel von allen Beteiligten akzeptiert wurde. Im laufe der Zeit wurde aus “agreed upon” häufig “achievable” oder “attainable” (erreichbar).

Nicht nur die Begriffe selbst haben sich verändert. Das Akronym an sich hat in letzter Zeit häufig eine Veränderung erfahren. Viele Authoren sind dazu übergegangen aus SMART – SMARTER (deutsch: Schlau – Schlauer) zu machen.

Das E steht hierbei für “evaluiert”

Das R steht für “rezensiert.”

WARUM WURDE SMART SO ERFOLGREICH?

Meiner Meinung rührt die Beliebtheit von SMARTEN Zielen aus der Einfachheit der Methode und aus der höheren Erfolgswahrscheinlichkeit. Warum diese höher sein soll? Nun die SMART Methode erfordert von der Person oder Abteilung, die sich die Ziele setzten eine gewisse Zeit und Fokussierung auf diese Ziele. Wenn man sich so intensiv mit der Zieldefinition beschäftigt, fallen einem Zwangsläufig schon Wege ein, wie das Ziel zu erreichen sein könnte. Des Weiteren hat man schon den ersten Schritt gemacht und ist nun motivierter die nächsten erforderlichen Schritte zu gehen.

Natürlich dürfen diese Schritte nicht fehlen. Aus den Zielen müssen Aktionspläne abgeleitet werden, deren Zielerreichungsgrad regelmäßig überprüft werden sollte. Wenn ich 10 kg bis Ende diesen Jahres (31.12) abnehmen will, dann tue ich mir schwer, wenn ich Ende November erst ein Kilogramm abgenommen habe. Das regelmäßige Überprüfen des Fortschritts ermöglicht es mir meine nächsten Aktionen auf die Zielerreichung hin abzustimmen.

Also wenn du es nicht noch nichgt getan hast, dann nimm dir Zeit und setze dir SMARTE Ziele.

 

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Change Management, Podcast, Produktivität, Ziele

LL015 – Lean Lernen 15 – Warum du Evernote nutzen solltest

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In der 15 Episode von Lean Lernen zeige ich dir auf, warum du Evernote als dein virtuelles Gehirn nutzen solltest.

Die Gründe für Evernote sind:

  1. Es ist überall und platformübergreifend verfügbar
  2. Das erstellen von Notizen jeglicher Art ist einfach und schnell
  3. Das Kategorisieren mittels Notizbüchern und Tags hilft dir bei der Organisation deiner Gedanken
  4. Das Teilen von Notizbüchern ermöglicht die Kooperation mit anderen Kollegen
  5. Du kannst E-Mails direkt an Evernote senden und somit abspeichern
  6. Die Erinnerungsfunktion von Evernote ermöglicht es dir deine eigene To-Do-Liste zu gestalten

Weitere Links und Events, die in der Episode genannt werden:

  • JapanTag des Lean Stammtisch in Stuttgart
  • Change to Kaizen Symposium am 04. und 05. November
  • KVP Kongress am 30. November und 01. Dezember
  • Skitch-App
  • IFTTT.com
  • Thomas Mangold’s Blog
  • Thomas Mangold’s Buch zu Evernote

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Aktionsliste, Change to Kaizen, Evernote, Podcast, Produktivität, Selbstmanagement

LL010 – Lean Lernen 010 – Die Pomodoro Technik

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In Episode 9 des Lean Lernen Podcast haben Angela Reeg-Müllerund ich über die sogenannte Pomodoro Methode als eines unserer liebsten Produktivitätstools gesprochen.Link dazu in den Notizen zu dieser Folge.
Die Pomodoro Methode wurde von einem italienischen Erfinder und Autor Francesco Cirillo entwickelt. Er stellte an sich fest, dass es ihm schwer fiel sich für längere Zeit auf eine bestimmte Sache zu konzentrieren und Störungen von Außen dauerhaft von seiner Arbeit fern zu halten.
Die Methodik setzt sich aus mehreren 25 Minuten Zyklen zusammen, die durch jeweils 5 minütige Pausen unterbrochen werden. In diesen 25 Minuten solltest du konzentriert an einer Aufgabe arbeiten und versuchen, diese Aufgabe innerhalb dieser 25 Minuten zu erledigen. In den 5 Minuten der Regeneration solltest du dich etwas bewegen, was trinken und an andere Dinge denken.
App-Empfehlungen aus der Episode:
  • Marinara Timer
  • Tomighty
  • Simple Pomodoro
  • Focus Timer

 

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Aktionsliste, Produktivität, Selbstmanagement

Die 5 Entscheidungen zu herausragender Produktivität

The 5 Choices

The 5 Choices

Ich möchte dir heute ein Buch vorstellen, welches einen neuen Blick auf das Thema Zeitmanagement und Produktivität wirft und The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity heißt. Die Autoren entstammen FranklinCovey, einer Beratungsfirma für Performance Excellence, die auf den Lehren von Steven Covey (Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg) aufsetzt.

 

In Ihrem Buch kombinieren sie bereits bekannte Zeitmanagement Tools wie etwa das Eisenhower-Quadrat (höre hierzu auch den Podcast Lean Lernen Episode 005) mit neuen Ansätzen und unterteilen den Begriff des Zeitmanagements in die Themen Entscheidungs-, Aufmerksamtkeits- und Energiemanagement. Innerhalb dieser Kategorien gilt es 5 Entscheidungen zu treffen, die einem Mehr Freiraum schaffen.

 

Die 5 Entscheidungen für mehr Produktivität

Die 5 Entscheidungen

Die 5 Entscheidungen für mehr Produktivität

 Entscheidung 1: Tu das Wichtige, halte dich nicht mit Nichtigkeiten auf

Wie bereits im Podcast Episode 5 beschrieben, ist es wichtig sich immer zu hinterfragen, ob man gerade etwas tut, das einen weiter bringt, oder nur etwas, das gerade als wichtig erscheint, weil es dringlich ist.

Vielen fällt diese Unterscheidung schwer. Häufig werden Aufgaben als wichtig angesehen, obwohl sie eigentlich nicht wichtig aber dringlich sind. Wenn zum Beispiel die Müllabfuhr gerade um die Ecke kommt und ich den Müll noch nicht rausgebracht habe, dann nehme ich diese Aufgabe auf einmal als Wichtig an, obwohl sie eigentlich nur dringlich ist. Wichtig sind im Zusammenhang mit Selbstmanagement nur Aufgaben, die mich weiterbringen bzw. meinen gesetzten Zielen ein Stück näher bringen.

Entscheidung 2: Wähle das Besondere, geb dich nicht mit dem Durchschnitt zufrieden

Die Autoren stellen hier ein Modell vor, das sich am Rollenmodell der Sozialpsychologie anlehnt. In einer Übung solltest du dir mal deiner Rollen bewusst werden (Vater, Mutter, Kollege, Sohn, Vereinsmitglied, Vorgesetzter) und für jede dieser Rollen ein Rollen-Leitbild erstellen, welches Aussagen beinhaltet, wie du dich in der Rolle siehst und wie du sie ausfüllen willst. So wirst du dir selber bewusst, was für Anforderungen von dir und anderen an dich gestellt werden und kannst diese proaktiv ausleben und verbessern.

Entscheidung 3: Gehe die dicken Brocken zu erst an

In der heutigen Zeit geht es nicht darum immer Mehr mit immer Weniger zu tun. Jeder hat genau 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Die produktiven Menschen nutzen die ihnen zur verfügung stehende Zeit, einfach für die wichtigen Dinge. Sie tragen sich die wichtigen Dinge, die sie am Tag erledigen wollen in den Kalender ein und tun diese gleich zu Beginn des Tages. Eine Theorie hierzu lautet, dass man am Tag eine begrenzte Menge an Entscheidungsenergie hat und je länger der Tag dauert, diese Energie immer mehr schwindet und man deswegen für wichtige Aufgaben nicht mehr die Energie hat, um sich vollständig darauf zu konzentrieren.

Entscheidung 4: Beherrsche die Technik, lass dich nicht von ihr beherrschen

Die Autoren zeigen auf, dass es insgesamt nur 4 unterschiedeliche Arten von Informationen gibt, die man organisieren muss:

  1. Termine
  2. Aufgaben
  3. Kontakte
  4. Notizen

Sie geben gute Tipps, wie man die heutigen Möglichkeiten nutzt, um diese 4 Informationsarten zu organisieren und vor allem wie man sich einschränkt. Du musst nicht immer das neuste und beste Computerprogramm zur Verwaltung der Informationen haben.

Lieber solltest du dir ein funktionierendes System erstellen, wie du diese Informationen organisierst und dann nur kleine Verbesserungen am Gesamtsystem vornehmen.

Entscheidung 5: Schüre dein Feuer, brenn nicht aus

Ein hoher Stresslevel, schlechte Ernährung, ein Mangel an Bewegung und Schlaf führen häufig zu Burn-Out im Job. Um dies zu vermeiden, gilt es genau hier entgegen zu wirken. Bessere Ernährung, mehr Bewegung und Schlaf führen zu am Ende zu mehr Energie und dadurch zu mehr Produktivität, was am Ende den Stress-Level reduziert.

Die Autoren geben hier wertvolle Tipps, wie man aus seinem Teufelskreis aus zu wenig Zeit, schlechtes Essen und zu wenig Bewegung ausbricht und mit kleinen Schritten in dieses „modellhafte“ Leben eintaucht.

 

Ich kann das Buch The 5 Choices: The Path to Extraordinary Productivity nur empfehlen und hoffe, dass es dir geanuso viel neue Ideen zum Thema Selbstmanagement bringt, wie mir.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Produktivität, Selbstmanagement, Ziele

LL 005 – Lean Lernen Episode 5 – Das Eisenhower Quadrat

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Besser spät als nie, heute kommt der Podcast erst spät am Tag. Deshalb nutze ich gleich diesen Podcast, um euch eine Möglichkeit im Umgang mit Alltagsproblemen aufzuzeigen.

Mit dem Eisenhower Quadrat unterteilst du die Aufgaben deiner To-Do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und kannst diese dann entsprechend priorisieren.

Aufgaben die gleichzeitig dringlich und wichtig sind, solltest du sofort erledigen.

Aufgaben die dringlich aber nicht wichtig sind, solltest du delegieren, da es für dich wichtigeres zu tun gibt.

Aufgaben die nicht dringlich aber wichtig sind, sind häufig Aufgaben, die man vor sich her schiebt. Diese solltest du fest in deinen Terminplan eintragen, denn was terminiert wird, wird auch erledigt.

Abschließend, Aufgaben die nicht wichtig und nicht dringlich sind, sollten im Papierkorb landen.

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Aktionsliste, Podcast, Produktivität, Selbstmanagement

Meine Top Podcasts im Jahr 2015

iPod

Du solltest Podcasts hören (by abbyyy)

Auf meinen Artikel im letzten Jahr zum Thema, warum du Podcasts hören solltest, habe ich die Frage erhalten, wie man bei der riesigen Auswahl an Podcasts noch die Übersicht behält.

Deshalb möchte ich dir kurz aufzeigen, wie ich meine Podcasts organisiere.

Bei mir habe ich schon häufig beobachtet, dass ich etwas neues entdecke und langsam in das Thema reinwachse. Seien es CDs, Blogs oder Podcasts. Ich lerne etwas kennen, fange langsam an und habe noch einen guten Überblick über den zu konsumierenden Inhalt und nach einer Zeit merke ich aber langsam, dass ich nicht mehr alles konsumieren kann, was ich so abonniert habe – übrigens eine klassische Form von Überproduktion!

Übersicht im Überfluss schaffen

So habe ich angefangen, mir ein System aufzubauen, welches mir dabei hilft, den wichtigsten Content immer konsumieren zu können und die anderen Kanäle nur auf Bedarf abzurufen.Im ersten Schritt ist dafür die Erkenntnis wichtig, dass ich nicht alles lesen und hören will, bzw. dass ich als Führungskraft vielleicht auch nicht alles wissen muss. Dieser Schritt erfordert meiner Meinung sogar Mut, Mut sich seiner Angst zu stellen, etwas zu verpassen. In den USA gibt es dafür schon den Begriff des FOMO (fear of missing out).

Aber seien wir mal ganz ehrlich,  wenn etwas so wichtig ist, dass du es mitbekommen solltest, wird es bestimmt auf einem deiner wichtigen Kanäle gepostet werden und dann auch nicht nur einmal, sondern mehrmals. Ebenso wird ein wichtiger Telefonanruf nicht nur einmal eingehen. Der Anrufer wird es häufiger versuchen und dich notfalls noch mit SMS und E-Mail belästigen…

Diese Erkentnis hat mir enormen Freiraum geschaffen. Ich erlaube mir mittlerweile, mal ein oder zwei Tage komplett weg vom Blog bzw. Nachrichten lesen oder Podcast hören zu sein. Ich bin mir einfach sicher, dass mich wichtige Nachrichten erreichen werden und alles, was nicht direkt an mich gesendet wurde, ist aauch nicht wichtig.

Lege deine Prioritäten fest

Für meine Podcasts habe in iTunes mehrere sogenannte Sender eingestellt, die aus verschiedenen Podcasts bestehen. Folgende Sender habe ich in meinem iTunes:

  1. Top
  2. Lean
  3. Entrepreneur
  4. Selfdevelopment
  5. Kapital
  6. Die Neusten
  7. Alle ungespielten

Ich denke, die meisten Sender sind selbsterklärend. Ein wichtiger Unterschied den ich bei meinen Sendern gemacht habe, ist der zwischen Kategorien und „Hör Reihenfolge“. Lean, Entrepreneur, Selfdevelopment und Kapital sind Kategorien. Top, Die Neusten und Alle ungespielten bildet die Reihenfolge wieder, in der ich die Podcasts konsumiere.

Pro Tag habe ich ca. 1 Stunde um Podcasts zu hören. Meine oberste Priorität liegt in dieser Stunde darauf, die Podcasts aus dem Bereich TOP zu hören. In diesem Sender sind Podcasts aus vielen verschiedenen Kategorien, die ich unbedingt die Woche gehört haben möchte. Wenn danach noch „Zeit überig“ ist, gehe ich meistens „Die Neusten“ durch und bin dabei sehr selektiv. Wenn mir ein Podcast vom Titel oder den ersten 5 Minuten nicht gefällt, höre ich einfach den nächsten.

Meine Top Podcasts des Jahres 2015

Dies ist nun meine Liste von Podcasts, die ich im Jahr 2015 als TOP gekennzeichnet habe, die Liste ist mit keinerlei Priorität versehen:

  1. Effizienter Lernen – Arbeiten – Leben
  2. This is you Life with Michael Hyatt
  3. Engaging Leader
  4. Podcast Answer Man
  5. Lean Blog Interviews
  6. Lean Blog Audio (gelesene Blog Beiträge)
  7. Learning with Leslie
  8. Your Website Engineer
  9. Erfolg mit Leidenschaft
  10. Zendepot Podcast
  11. Zeitmanagement leicht gemacht
  12. Beyond the To Do List
  13. Eventual Millionaire
  14. lifestyle:entrepreneur
  15. 1 Day Business Breakthrough
  16. Achieve your Goals with Hal Elrod
  17. Read to Lead
  18. The Smart Passive Income
  19. Ray Edwards Show
  20. The Side Hustel Show
  21. Führung auf den Punkt gebracht
  22. Get-It-Done Guy’s Quick and Dirty Tipps
  23. The School of Greatness with Lewis Howes
  24. The New Business Podcast
  25. The Dialy Boost
  26. Dan Miller’s 48 Day’s Podcast
  27. Gemba Academy Podcast
  28. Geldbildung.de
  29. Kaizen to Go
  30. Lean Leadership Podcast

Wie man sieht, ist es schon eine Menge an Podcasts, aber die Liste ist so gestaltet, dass ich am Ende der Woche sicher bin, dass ich jeden der Podcasts gehört habe. Solange diese Vorgabe erfüllt ist, kann auch ein weiterer Podcast dazukommen. Falls ich es in einer Woche nicht mehr schaffe alle Podcasts dieser Liste zu hören, so würde ich anfangen, die Podcasts in andere Sender zu verschieben.

Mich würde interessieren, ob du auch Podcasts hörst und ob du noch Podcasts empfehlen kannst? Schreib einfach einen Kommentar unterhalbt dieses Beitrags.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Blog, Kreativität, Podcast, Produktivität, Selbstmanagement

Warum du handschriftliche Notizen machen solltest

In einem früheren Artikel beschrieb ich, dass ich versuche sogenannte „offene Zyklen“ zu vermeiden, indem ich mir sofort Notizen für Aufgaben, Ideen etc. in mein Notizbuch mache.

Notizbücher helfen

Notizbücher helfen

Genauso habe ich euch schon geschrieben, dass ich Evernote für eines der besten Tools zur Verwaltung seiner Notizen und zur Sammlung von Materialien halte. Dennoch benutze ich Evernote mittlerweile nur für Notizen, die ich längerfristig behalten möchte und bin zudem immer mehr dazu übergegangen, mir Notizen mit der Hand aufzuschreiben und diese dann in Evernote einzuscannen.

Warum also schreibe ich wieder alles von Hand statt es gleich digital einzutippen?

1. Unser Gehirn nutzt beim Schreiben mit der Hand und beim Tippen unterschiedliche Arten der kognitiven Verarbeitung. Untersuchungen von Studenten haben gezeigt, dass die Gruppe, die Notizen auf einem Computer machte, die Informationen kaum verarbeitete. Dies liegt daran, dass die meisten Menschen schneller tippen können als schreiben. Sie nehmen die Informationen ungefiltert auf und tippen sie einfach ein. Sobald man etwas handschriftlich festhält, nimmt man sich die Zeit, um zu überlegen, wie man die aufgenommene Information möglichst effizient (vielleicht in Stichworten) aufschreiben kann und verarbeitet die Information dadurch besser.

2. Ein weiterer Grund, warum das handschriftliche Niederschreiben von Informationen besser ist, als das Eintippen in digitaler Form, ist die Ablenkung, die uns digitale Medien bieten. Durch Laptops, Tablets und Smartphones haben wir alle benötigten Informationen fast immer und überall dabei. Nur leider auch, wenn wir sie gerade nicht brauchen.

Allein während des Recherchierens und Schreibens dieses Artikels habe ich:

  • einen Seitenblick auf das geöffnete Outlook Programm geworfen,
  • einen Tweet beantwortet und
  • meine Playlist verändert, da mir der Song nicht gefiel, den ich gerade hörte.

3. Zudem verführen einem digitale Produkte dazu, sich einzubilden, dass man mit ihnen Multi-Tasking betreiben könnte. Ich kann gleichzeitig eine E-Mail lesen, Musik hören, einen Termin aus der E-Mail in den Kalender eintragen und nebenbei auf meinem Smartphone eine Whatsapp Konversation führen.

Das Problem ist, dass unser Gehirn halt nicht parallel sondern sequentiell arbeitet. Zwar macht es das ziemlich schnell, so dass der Eindruck entstehen könnte, dass man doch effektiv parallel arbeiten könne, in Wahrheit aber verliert man immer wieder den Faden und muss sich neu in die gerade zu erledigende Aufgabe reinarbeiten.

Sich die Notizen bewusster machen

Wir sollten uns immer bewusst machen, wofür wir Notizen machen. Wenn wir etwas für wichtig erachten und es nicht vergessen wollen, dann schreiben wir das in einer Notiz auf. Doch wie oben ausgeführt, vergessen wir Sachen, die wir im PC aufgeschrieben haben, sehr schnell wieder. Es ist mir schon häufig passiert, dass ich etwas in Evernote abgespeichert habe, es vergaß und am Ende der Woche während meines wöchentlichen Planungstermins, bei dem ich routinemäßig durch meine Evernote Notizen gehe, feststellte, dass ich ja noch was zu erledigen habe.

Seitdem ich dies festgestellt habe, fing ich an meine Notizen zunächst handschriftlich aufzuschreiben und erst danach in Evernote einzuscannen. Mir hat dies geholfen meine Aufgaben und Ideen bewusster zu verarbeiten.

Wie ist es bei dir? Bist du auf dem Weg zum papierlosen Büro und versucht möglichst alles in digitaler Form zu besitzen oder benutzt du noch regelmäßig Stift und Papier?

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Evernote, Kreativität, Produktivität, Selbstmanagement

Die Geschichte von SMARTEN Zielen

Der Jahreswechsel ist traditionell die Zeit, in der wir uns neue Ziele setzen. Ziele sind sowohl in beruflichen Alltag als auch im persönlichen Bereich hilfreich, da sie einem etwas geben, auf das man hinarbeiten kann.

SMARTE_ZieleZiele treiben uns an und erinnern uns kontinuierlich an das, was wir erreichen wollen. Sie helfen uns Prioritäten klarer zu setzen, uns besser zu fokussieren und geben uns Kraft weiterzumachen, auch wenn die Motivation gerade gering ausfällt.

Wie man Ziele definiert

 

Zielsetzungen können vielfältig ausfallen, doch eine der bekanntesten Methoden um Ziele zu beschreiben ist die S.M.A.R.T. Methodik. Anhand der 5 Schritte kann man ein Ziel eindeutig beschreiben und es „fassbar“ machen.

Das Akronym SMART (smart = englisch für intelligent, schlau) steht hierbei für folgende 5 Schritte:

S – spezifisch | Eindeutig definierte Ziele,

M – messbar | Das Ziel sollte messbar sein,

A – akzeptiert | Die Erreichbarkeit des Ziels sollte von den Beteiligten akzeptiert werden,

R – realistisch | Die Erreichbarkeit des Ziels im gesetzten Rahmen, sollte realistisch sein,

T – terminiert | Der Zeitpunkt der Zielerreichung ist klar definiert.

 

 Der Ursprung der S.M.A.R.T Methode

Die Geschichte zu dieser Methodik startet im Jahr 1981 als George T. Doran, Berater und ehemaliger Direktor Unternehmensplanung für die Washingtoner Water Power Company, einen Artikel mit dem Titel: „There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives“ veröffentlichte.

Doran stellte fest, dass die methodische Vorgehensweise Ziele zu definieren den Mitarbeitern half, Handlungen abzuleiten und dadurch ihre Erfolgschancen zu verbessern.

In vielen Ratgebern wird beschrieben, dass es wichtig sei, alle 5 Schritte durchzuführen, damit man ein Ziel am Ende auch erreicht. Doran schrieb allerdings schon damals:„…, es sollte klar sein, dass das vorgeschlagene Akronym nicht bedeutet, dass jedes Ziel alle fünf Kriterien beinhalten muss. Beispielsweise ist nicht jeder Wert messbar und ein Ziel, das man sich selbst gesetzt hat, muss nicht mit anderen vereinbart werden.“

Weiterentwicklung, aus SMART wird SMARTER

Über die Zeit haben einige der Begriffe einen Wandel erfahren. So stand das A zu beginn für akzeptiert (engl. agreed upon). Dies rührt daher, dass Doran diese Zielformulierungsmethode hauptsächlich für Teams innerhalb eines Unternehmens erdacht hatte. In dieser Hinsicht war es wichtig, dass ein Ziel von allen Beteiligten akzeptiert wurde. Im laufe der Zeit wurde aus „agreed upon“ häufig „achievable“ oder „attainable“ (erreichbar).

Nicht nur die Begriffe selbst haben sich verändert. Das Akronym an sich hat in letzter Zeit häufig eine Veränderung erfahren. Viele Authoren sind dazu übergegangen aus SMART – SMARTER (deutsch: Schlau – Schlauer) zu machen.

Das E steht hierbei für „evaluiert“

Das R steht für „rezensiert.“

Warum wurde SMART so erfolgreich?

Meiner Meinung rührt die Beliebtheit von SMARTEN Zielen aus der Einfachheit der Methode und aus der höheren Erfolgswahrscheinlichkeit. Warum diese höher sein soll? Nun die SMART Methode erfordert von der Person oder Abteilung, die sich die Ziele setzten eine gewisse Zeit und Fokussierung auf diese Ziele. Wenn man sich so intensiv mit der Zieldefinition beschäftigt, fallen einem Zwangsläufig schon Wege ein, wie das Ziel zu erreichen sein könnte. Des Weiteren hat man schon den ersten Schritt gemacht und ist nun motivierter die nächsten erforderlichen Schritte zu gehen.

Natürlich dürfen diese Schritte nicht fehlen. Aus den Zielen müssen Aktionspläne abgeleitet werden, deren Zielerreichungsgrad regelmäßig überprüft werden sollte. Wenn ich 10 kg bis Ende diesen Jahres (31.12) abnehmen will, dann tue ich mir schwer, wenn ich Ende November erst ein Kilogramm abgenommen habe. Das regelmäßige Überprüfen des Fortschritts ermöglicht es mir meine nächsten Aktionen auf die Zielerreichung hin abzustimmen.

Setze deine eigenen Ziele

Ich hoffe mit der kleinen Geschichte zu SMARTEN Zielen konnte ich Dich ein wenig dazu animieren, dir deine eigenen Ziele zu setzen. Hierzu noch ein kleiner Tipp: Nimm dir nicht mehr als 3 Top-Ziele pro „Lebensbereich“ vor. Heißt 3 Ziele für die Arbeit, 3 Ziele für dich / deine Gesundheit, 3 Ziele für dein Familienleben etc.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Leadership, Selbstmanagement, Veränderung, Ziele

Die 5 E’s um Gewohnheiten zu ändern

Im Alltag fällt uns häufig gar nicht auf, welche Gewohnheiten wir haben. Bestimmte Verhaltensweisen, die wir jeden Tag schon ganz unbewusst machen. Ich zum Beispiel setze sofort beim Betreten des Büros einen Kaffee auf und wenn ich aufgrund dringender Termine auf diesen Kaffee verzichten muss, so fühle ich mich den ganzen Tag irgendwie unwohl.

Ohne Gewohnheiten keine Kreativität

Farbtuben

Kreativität fördern

Gewohnheiten sind allerdings wichtig, da sie unser Gehirn entlasten und so mehr Kapazität für andere kognitive Aufgaben zur Verfügung steht. Würden wir ständig über jede unserer Handlungen nachdenken, so hätten wir keine Kapazitäten mehr für die wahrhaft kreativen Denkaufgaben, die uns Menschen so erfolgreich gemacht haben.

Wir werden nicht mit unseren Gewohnheiten geboren und sie befinden sich in einem dauerhaftem Wandel. In der Schule haben wir andere Verhaltensweisen gehabt, als im Beruf. Wenn sich Gewohnheiten die ganze Zeit ändern, dann können wir diese auch beeinflussen. Man kann Gewohnheiten nämlich trainieren aber nur schlecht abtrainieren. Wenn du eine schlechte Angewohnheit abgewöhnen möchtest, musst du sie durch eine andere Gewohnheit ersetzen.

Wie du dir produktive Gewohnheiten aneignest

Im nachfolgenden möchte ich dir 5 Wege aufzeigen dir produktive Gewohnheiten anzueignen:

1. Entscheiden

Zunächst musst du erkennen, dass du eine Gewohnheit hast, die du ändern möchtest. Im nächsten Schritt musst du dich entscheiden, dass du diese Gewohnheit ändern wirst. Das heißt vor allem, dass du dir der Konsequenzen im Klaren sein musst. Stelle dir bildlich vor, wie dein Verhalten aussehen wird, wenn du deine Gewohnheit verändert hast.

Wie ist dein Gefühl dabei?

Hast du ein gutes Gefühl, wenn du dir vorstellst, was die Veränderung bewirken wird? Falls ja, halte deine Entscheidung visuell auf einem Blatt Papier fest.

2. Ent-Lernen

Du bist nicht mit deinen Gewohnheiten geboren. Sie sind erlernt und sie können wieder ent-lernt werden. Wenn du deine Entscheidung getroffen und verbildlicht hast, dann plane wie du deine Gewohnheit ändern willst?

Hierfür solltest du folgende Fragen beantworten:

1. Wann sind die Momente bzw. die Auslöser, bei denen deine Gewohnheit zu Tage tritt?

Gewohnheiten haben häufig einen bestimmten Trigger, den man kennen sollte. So ist es bei mir das Sofa. Sobald ich auf dem Sofa liege, entspannt mein Körper und ich werde müde, da ich meinem Körper beigebracht habe, dass das Sofa ein Ort der Entspannung ist und es durchaus in Ordnung ist dort einzuschlafen.

Möchte ich nun aber etwas am Laptop erledigen oder etwas wichtiges lesen, so weiß ich, dass ich dies nicht auf dem Sofa machen sollte, da ich dort sehr schnell müde werde und keine Lust habe, die Aufgabe vollständig zu bearbeiten. Solche Aufgaben sollte ich lieber am Schreibtisch machen, der voll auf Arbeiten eingestellt ist.

Tritt dein Verhalten, welches du ändern möchtest zu bestimmten Tageszeiten auf, oder nach bestimmten Ereignissen? Mache dir klar was deine sogenannten Trigger sind.

2. Mit was möchtest du deine Gewohnheit ersetzen?

Wenn du die Trigger identifiziert hast, dann mache dir Gedanken, mit was du deine Gewohnheit ersetzen möchtest. Eine Gewohnheit einfach nur abzustellen ist nämlich schwieriger, als eine Gewohnheit durch eine andere Gewohnheit zu ersetzen.

Eine Zigarette nach dem Essen zum Beispiel kannst du zum Beispiel durch das Kauen eines zuckerfreien Kaubonbons und einem kleinen Spaziergang ersetzen.

3. In was für Schritten möchtest du deine Veränderung ändern?

Mach dir klar, dass du eine Gewohnheit nicht von heute auf morgen ändern kannst. Es ist wichtig dies in kleinen Schritten zu tun. Hierauf gehe ich gleich noch näher ein.

4. Wie hälst du den Erfolg deines Veränderungsprozesses fest?

Überlege dir wie du die Änderung von einer Gewohnheit auf eine andere messen kannst. Ein gutes Tool hierfür ist zum Beispiel Lift. Es ist ein Online Tool, welches auch als App erhältlich ist und in dem du einfach täglich abhakst, dass du die von dir vorgenommene Tätigkeit getan hast.

Lift bietet dir auch die Möglichkeit anzuschauen, wie sich dein Veränderungsprozess entwickelt, indem es dir aufzeigt, wie häufig und regelmäßig du eine bestimmte Gewohnheit in der Vergangenheit ausgeübt hast.

3. Einfach halten

Die wenigsten Menschen schaffen es von heute auf morgen eine Gewohnheit abzulegen. Eine solche radikale Änderung gelingt den meisten nur durch einen extremen Eingriff von Außen, wie etwa eine Krankheit, ein Autounfall oder andere traumatisierende Ereignisse.

daher ist es wichtig deinen Wunsch nach Veränderung in kleine Schritte aufzubrechen. Ich habe mir zum Beispiel vorgenommen innerhalb von 4 Wochen täglich 2 Liter Wasser zu trinken. Da 2 liter wirklich eine Menge sind, habe ich mir zum Ziel gesetzt jede Woche einen halben Liter mehr zu trinken und mich dadurch daran gewöhnt.

Mittlerweile komme ich täglich auf meine 2 Liter und messe nun mittel Lift diese Regelmäßigkeit. Wenn ich mein Ziel von 2 Litern täglich über einen Zeitraum von 60 Tagen geschafft habe. Kann ich mir ziemlich sicher sein, dass dieses Verhalten nun eine Gewohnheit geworden ist.

4. Eine Gewohnheit

Viele von uns machen den Fehler alles auf einmal haben zu wollen. Was an sich ja nichts schlechtes ist, allerdings funktioniert das mit Gewohnheiten nicht wirklich. Deswegen funktionieren die meisten Neujahresvorsätze nicht, da sie meistens mehrere Sachen gleichzeitig beinhalten. Wie zum Beispiel: Ich werde abnehmen, mit dem Rauchen aufhören, mehr Sport machen, mich mehr um mein berufliches Weiterkommen bemühen und auch noch mehr Zeit für meine Familie haben.

Ich sage nicht, dass es unmöglich wäre diese Sachen zu erreichen. Dies erfordert aber einen enorm starken Willen. Diesen Willen haben nur die wenigsten und viele fühlen sich spätestens nach der zweiten Woche der Anstrengungen so übermannt, dass sie an sich zweifeln und es ganz lassen.

Deswegen ist es wichtig, dass du dir nur eine einzige Gewohnheit vornimmst. Sobald du diese eine bestimmte Zeit lang konsequent verändert hast, dann kannst du dir die nächste vornehmen.

5. Einhalten – 60 Tage

Wie schon in Punkt 3 und 4 angedeutet, ist es wichtig, dass du dir EINE einzige Gewohnheit heraussuchst und diese in kleinen Schritten veränderst und anschließend einen gewissen Zeitraum konsequent beibehälst. Die Angaben über diesen Zeitraum schwanken von 21 – 90 Tagen.

Ich persönlich fahre mit 60 Tagen ganz gut. Dies ist wohl aber eine individuelle Einstellung. Überprüfe einfach in regelmäßigen abständen, ob du noch über eine Gewohnheit nachdenken musst, dass du sie ausführst, oder ob du deine Trigger so aufgebaut hast, dass deine neugewonnene Gewohnheit schon automatisiert abläuft.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung der Tipps und würde mich freuen, wenn du von deinen Erfahrungen mit dieser Methode berichten würdest.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Leadership, Produktivität, Selbstmanagement

Nach dem Urlaub ist vor dem Aufgabenberg

Gut erholt aus dem Urlaub zurück, sind viele Leute schon nach einem Tag in der Arbeit wieder Urlaubsreif. Nicht nur das E-Mail Postfach quilt über, sondern auch die Aufgaben, die nach und nach von den Kollegen an den Rückkehrer delegiert werden. Es kommt einem vor, als ob die Kollegen geradezu darauf lauern würden, dass man an deren Arbeitsplatz vorbeikommt, damit sie einem die ganzen Aufgaben, die sich im laufe der Zeit angesammelt haben, übergeben können.

Papierstapel

Die Aufgaben warten

Von einer Führungskraft wird zudem häufig noch erwartet, dass sie bereits in den ersten Stunden Entscheidungen trifft, auf die die Mitarbeiter gewartet haben und sich dadurch Projekte langsam in Zeitverzug befinden, deshalb muss schnell entschieden werden.

Die Ruhe bewahren

Um in diesen Situationen nicht den Kopf zu verlieren gibt es einiges, das man tun kann, doch das wichtigste ist es, die Ruhe zu bewahren. Deine Kollegen konnten jetzt die ganze Zeit auf die Fertigstellung der Unterlagen bzw. die wichtige Entscheidung warten, dann schaffen sie es auch noch zwei, drei Tage länger. Lasse dich nicht dazu hinreißen etwas in Eile fertigzustellen. Wenn die Dinge wirklich wichtig wären, dann hätten die Kollegen oder Mitarbeiter einen anderen Weg gefunden, diese zu erledigen, ohne auf dich warten zu müssen.

Einer meiner Kollegen meinte vor dem Urlaub zu mir: „Ich gehe immer drei Wochen in den Urlaub, da viele Probleme sich nach zwei Wochen eh erledigt haben und nur die wirklich wichtigen nach drei Wochen noch relevant sind.“

04 erfolgreiche Methoden, um entspannt in die Arbeit zu starten

Aufräumen vor dem Urlaub

Nichts ist schöner als ein sauberer Arbeitsplatz. Man kann vor dem Urlaub schon dafür sorgen, dass man am ersten Tag nach dem Urlaub entspannt arbeiten kann, in dem man die notwendige Arbeitsatmosphäre schafft. Sprich, du solltest bevor du in den Urlaub fährst deinen Arbeitsplatz aufräumen, alles unnötige wegschmeißen und sogar einmal gründlich durchputzen. So macht der Anfang schon viel mehr Spaß.

Schaffe Dir Zeiträume

Eine weitere Maßnahme, die du noch vor dem Urlaub machen kannst, ist es dir Terminblöcke einzustellen, in denen du dir Zeit nimmst deine Aufgaben und E-Mails zu bearbeiten. Versuche möglichst Regeltermine abzusagen (diesen einen Tag können deine Kollegen noch auf dich verzichten) und nimm dir die Zeit dein E-Mail Postfach zu bearbeiten. Einige Kollegen empfehlen sogar, den Outlook-Abwesenheitsassistenten einen Tag länger laufen zu lassen und sich so, einen ganzen Tag „für sich“ zu gewinnen.

Konsequente Vertretung

Während deines Urlaubs sollte es eine klare Vertreter-Regelung geben. Spreche also mit deinen Kollegen und Mitarbeitern ab, wer für welche Aufgabe deine Vertretung übernimmt. Teile diese Regelung in deiner Abwesenheitsnotiz allen mit, die etwas von dir wollen. Nach deinem Urlaub ist es dann wichtig, dass du dich entsprechend bei deinen Vertretern erkundigst, was genau in deiner Abwesenheit passiert ist, damit du die Aufgaben nicht doppelt machst.

Sichten und informieren

Die erste Zeit nach dem Urlaub, solltest du damit verbringen, dich bei deinen Kollegen über die neusten Geschehnisse im Betrieb zu erkundigen und deine Aufgaben zu sichten.

Bei der Bearbeitung deiner E-Mails und Aufgaben hilft die 3-Minuten Regel:

  • Lösche bzw. archiviere so viele E-Mails wie möglich
  • E-Mails und andere Aufgaben, die du innerhalb von 3 Minutenerledigenkannst, SOFORT erledigen:
    • Rückruf
    • Rückfrage per kurzer E-Mail
    • einfache Aufgaben delegieren
  • größere Aufgaben auf eine To-Do-Liste setzen:
    • ausführliche E-Mails
    • größere Aufgaben oder gar Projekte NIEMALS per kurzer E-Mail delegieren
    • Recherche für Aufgaben bzw. Stellungnahmen etc.

Wenn du dir so innerhalb der ersten zwei Tage einen Überblick verschafft hast, was genau anliegt und wie die Prioritäten liegen, kannst du effektiv in das „Alltagsgeschäft“ einsteigen und bist dem laufenden Geschäft wieder einen Schritt voraus, statt dauernd drei Schritte hinterher.

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Über den Autor

Johann Anders wurde 1984 in Danzig geboren, studierte Wirtschafts- ingenieurwesen mit der Fachrichtung Luft- und Raumfahrttechnik und arbeitet nun als Industrial Engineer bei der Firma Metabo, wo er für die Erarbeitung von Arbeitsabläufen nach Lean Prinzipien verantwortlich ist.
Zudem gründete er im Jahr 2012 den Lean Stammtisch Stuttgart, berät mit seinem Kollegen Bernd Albrecht Firmen bei der Einführung von Lean Management Systemen und gründete mit Bernd Albrecht und Manuel Stange das Kata.LAB.

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