Kaizen heißt auch schnelles Umsetzen

Jeder, der schon mal an einem Kaizen Event teilgenommen hat, wird dieses Gefühl kennen. Nach dem Event ist man erstaunt, was man alles in dieser kurzen Zeit erreicht hat. Hierbei ist es egal, ob der Workshop nur einen, drei oder gar fünft Tage gedauert hat. Es geht vielmehr, um das konzentrierte, abteilungsübergreifende Arbeiten an verschiedenen Problemstellungen.

Leider haben viele Führungskräfte oftmals Angst davor ihre Ressourcen für eine ganze Woche für ein Kaizen-Event frei zu stellen. Deshalb möchte ich euch aufzeigen, wie man auch mit einem Ein-Tages-Workshop zu erstaunlichen Ergebnissen gelangen kann und was dafür notwendig ist.

Der Metabo-Ein-Tages-Kaizen-Workshop

Ein Workshop bei uns besteht zumeist aus mehreren Teams, die an verschiedenen Problemstellungen arbeiten, die häufig miteinander verbunden sind, wie etwas die Materialbereitstellung in einem Montagesystem und die hierfür notwendige Logistik. Die Teams sind interdisziplinär aufgestellt, meistens bestehen sie aus jeweils einem Verantwortlichen der betroffenen Bereiche, sowie einem Mitglied des Kaizen-Teams, welches für die Koordination zuständig ist und ggf. methodische-Hilfestellung leisten kann.

Bereits mit der Einladung zum Workshop werden die Teams bekannt gegeben und der entsprechende Hutträger benannt. Dies gibt den Teams die Möglichkeit sich schon vor beginn des Workshops kurz zu treffen und grundlegende Dinge zu klären, oder erste Analysen der Ist-Situation zu machen.

Beginn des Workshops

Beginn des Workshops ist um 8 Uhr, damit nach einer Einleitungsrunde, bei der die einzelnen Teams vorgestellt werden, damit alles über die Arbeit der anderen informiert sind, bis zur Frühstückspause über die Herangehensweise diskutiert werden kann, bzw. erste Ist-Aufnahmen vollzogen werden können.

Jedes Team erhält für die Problembeschreibung einen Bogen A3 Papier, mit dem das Problem definiert und am Ende die Ergebnisse präsentiert werden können.

Anschließend arbeiten die Gruppen eigenständig an den ihnen zugewiesenen Projekten, mit dem Ziel um ca. 15:30 Uhr ein Ergebnis präsentieren zu können. 
Ziel ist es immer möglichst schnell erste Umsetzungen vorweisen zu können, bzw. weitere Maßnahmen klar definiert zu haben. Einige Probleme können so kompliziert sein, dass der komplette Workshop dafür benötigt wird, die Ist-Situation zu verstehen und die Ursachen für das Problem zu definieren. Ein Workshop-Ergebnis wären dann weitere Maßnahmen, die im Nachgang des Workshops umgesetzt werden können.

Präsentation und Nachgang

Anschließend werden zwischen 15:30 bis ca. 17:00 Uhr die Ergebnisse der einzelnen Gruppen vorgestellt. Bei dieser Präsentationsrunde ist der Vorstand (meistens vollständig) anwesend und hinterfragt die Ergebnisse und gibt wertschätzendes Feedback.

Natürlich erfordern die meisten Ergebnisse des Workshops eine intensive Nachbetreuung. Deshalb bleiben die Teams auch in den Wochen nach dem Workshop in Kontakt und arbeiten an den vorgestellten Maßnahmen. Diese werden einmal wöchentlich vor einem Lenkungskreis und den anderen Workshopteilnehmern präsentiert. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse, bis im nächsten Monat der nächste Workshop statt findet, wo es durchaus vorkommen kann, dass das gleiche Team weiter am Problem arbeitet, damit es einer vorläufigen optimalen Lösung schnell näher kommt.