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Sehen Lernen - Lean, Produktivität und Selbstmanagement

Lean Einführung von Anwendern für Anwender

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LL015 – Lean Lernen 15 – Warum du Evernote nutzen solltest

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In der 15 Episode von Lean Lernen zeige ich dir auf, warum du Evernote als dein virtuelles Gehirn nutzen solltest.

Die Gründe für Evernote sind:

  1. Es ist überall und platformübergreifend verfügbar
  2. Das erstellen von Notizen jeglicher Art ist einfach und schnell
  3. Das Kategorisieren mittels Notizbüchern und Tags hilft dir bei der Organisation deiner Gedanken
  4. Das Teilen von Notizbüchern ermöglicht die Kooperation mit anderen Kollegen
  5. Du kannst E-Mails direkt an Evernote senden und somit abspeichern
  6. Die Erinnerungsfunktion von Evernote ermöglicht es dir deine eigene To-Do-Liste zu gestalten

Weitere Links und Events, die in der Episode genannt werden:

  • JapanTag des Lean Stammtisch in Stuttgart
  • Change to Kaizen Symposium am 04. und 05. November
  • KVP Kongress am 30. November und 01. Dezember
  • Skitch-App
  • IFTTT.com
  • Thomas Mangold’s Blog
  • Thomas Mangold’s Buch zu Evernote

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Aktionsliste, Change to Kaizen, Evernote, Podcast, Produktivität, Selbstmanagement

LL010 – Lean Lernen 010 – Die Pomodoro Technik

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In Episode 9 des Lean Lernen Podcast haben Angela Reeg-Müllerund ich über die sogenannte Pomodoro Methode als eines unserer liebsten Produktivitätstools gesprochen.Link dazu in den Notizen zu dieser Folge.
Die Pomodoro Methode wurde von einem italienischen Erfinder und Autor Francesco Cirillo entwickelt. Er stellte an sich fest, dass es ihm schwer fiel sich für längere Zeit auf eine bestimmte Sache zu konzentrieren und Störungen von Außen dauerhaft von seiner Arbeit fern zu halten.
Die Methodik setzt sich aus mehreren 25 Minuten Zyklen zusammen, die durch jeweils 5 minütige Pausen unterbrochen werden. In diesen 25 Minuten solltest du konzentriert an einer Aufgabe arbeiten und versuchen, diese Aufgabe innerhalb dieser 25 Minuten zu erledigen. In den 5 Minuten der Regeneration solltest du dich etwas bewegen, was trinken und an andere Dinge denken.
App-Empfehlungen aus der Episode:
  • Marinara Timer
  • Tomighty
  • Simple Pomodoro
  • Focus Timer

 

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Aktionsliste, Produktivität, Selbstmanagement

LL 005 – Lean Lernen Episode 5 – Das Eisenhower Quadrat

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Besser spät als nie, heute kommt der Podcast erst spät am Tag. Deshalb nutze ich gleich diesen Podcast, um euch eine Möglichkeit im Umgang mit Alltagsproblemen aufzuzeigen.

Mit dem Eisenhower Quadrat unterteilst du die Aufgaben deiner To-Do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und kannst diese dann entsprechend priorisieren.

Aufgaben die gleichzeitig dringlich und wichtig sind, solltest du sofort erledigen.

Aufgaben die dringlich aber nicht wichtig sind, solltest du delegieren, da es für dich wichtigeres zu tun gibt.

Aufgaben die nicht dringlich aber wichtig sind, sind häufig Aufgaben, die man vor sich her schiebt. Diese solltest du fest in deinen Terminplan eintragen, denn was terminiert wird, wird auch erledigt.

Abschließend, Aufgaben die nicht wichtig und nicht dringlich sind, sollten im Papierkorb landen.

Kategorie: Blog, Podcast, Selbstmanagement Stichworte: Aktionsliste, Podcast, Produktivität, Selbstmanagement

Eine kleine Geschichte zur Einführung von 5A / 5S – Teil 2

Im ersten Teil des Artikels habe ich dir aufgezeigt, warum es immer besser aus, vom Problem her zu argumentieren und die Probleme der Mitarbeiter vor Ort zu lösen, statt einfach mit vorgefertigten Methoden Bausteinen in einen Bereich zu kommen und diesen „Lean“ zu machen.

Was bisher geschah

Werkzeug direkt an der Maschine

Werkzeug direkt an der Maschine

Rekapitulieren wir kurz: Aufgrund der langen Rüstzeiten an einer Maschine, wurde eine Prozessanalyse durchgeführt und dabei festgestellt, dass der Bediener der Anlage lange Laufwege hat, um sein Material zu holen, es teilweise nicht finden konnte und sich auch noch während des Rüstvorgangs zwischen Bergen von Material hindurch schlängeln musste.

Daraufhin beschlossen der KVP-Beauftrage, der Maschinenführer und dessen Kollege, den Bereich von allem unnötigen Material und Werkzeug zu bereinigen und dem verbleibenden Werkzeug einen festen Stellplatz zu vergeben, an dem es immer zur Verfügung steht, wenn man es braucht.

Warum Putzen die Maschinenverfügbarkeit erhöht

Als der KVP-Beauftragte nach vier Wochen zum wöchentlichen Audit vorbeikommt, stellt er verdutzt fest, dass die Maschine steht. Um sie herum springen der Maschinenführer, sein Kollege und zwei Instandhalter. Alle Fluchen.

Der KVP-Beauftragte, fragt wo denn das Problem sei. Daraufhin zeigt ihm der Maschinenführer ein Blatt-Papier, auf dem man erkennen kann, dass die Mannschaft eine 5W-Analyse durchgeführt hat und sie so auf das Grundproblem gekommen sind. (Insgeheim ist der KVP-Beauftragte richtig stolz, dass seine 5W-Schulung anscheinend nicht ganz umsonst war.)

Die Hydraulikleitung ist mal wieder gerissen. Der Leitung war so schlecht angebracht, dass sie bei jedem Zyklus an der Tür der Anlage scheuerte und dann gerissen ist. Leider ist niemanden vorher aufgefallen, dass die Leitung leckt.

Wie auch.

Ölverschmierter Boden

Ölverschmierter Boden

Auf dem dunklen, ölverschmierten Boden fällt ein Öl- bzw. Schmiermittelfleck mehr oder weniger auch nicht mehr auf. Und die Anlage an sich, mit ihrer abläternden grünen Farbe, sieht von außen auch eher wie ein Fall für’s Museum aus. Zum Glück sind die Instandhalter mittlerweile sehr geübt darin, die Maschinen wieder in Gang zu bekommen. Damit der Fehler nicht wieder passiert, wird die Hydraulikleitung sogar versetzt, so dass sie nirgends mehr scheuert. Also – alles erledigt.

Der KVP-Beauftragte fragt den Maschinenführer nach der Reperatur, ob denn die Maschine häufiger ausfällt. Daraufhin sagt er ganz lapidar, dass sie halt eine Verfügbarkeit von ca. 70% hätten. Was er denn tun würde, um diese Art von Fehlern zukünftig nicht mehr vorkommen zu lassen, möchte der KVP-Beauftragte wissen. „Wir haben doch die Leitung verlegt.“ antwortet der Maschinenführer.

„Wie viele andere Leitungen hat denn die Anlage?“

„Boah, das ist ja ne Frage. Bin ich Ingenieur oder was?“

„Wie hätte man denn vorher feststellen können, dass die Leitung undicht ist?“

„Nur, wenn wir regelmäßig alle Leitungen checken würden, aber dafür werden wir ja nicht bezahlt,“ antwortet der Maschinenführer etwas angesäurt.

Der KVP-Beauftragte streicht mit seinem Finger über den Boden und zeigt dem Maschinenführer den Schmierfilm auf seinem Finger. „Was ist, wenn die Maschine und der Boden so sauber wären, dass solche Flecken gleich auffallen?“

„Hm, naja…dann könnte man das vielleicht vorher sehen. Aber auch nur, wenn man immer guckt. Und überhaupt, wer soll die denn die ganze Zeit putzen?“

Der KVP-Beauftragte hat mit so einer Antwort bereits gerechnet. „Wenn wir durch 5 Minuten am Tag, die Verfügbarkeit der Maschine auf 95% steigern können, haben wir immer noch genug gewonnen. Ich schlage vor, dass wir uns eine Art Checkliste entwerfen, in der alles steht, was geputzt werden muss. Dabei können wir auch gleich immer kontrollieren, ob die Werkzeuge am vorgesehenen Platz sind.

Das ist ja richtig arbeit, denkt der Maschinenführer. Aber besser als jede Woche eine Maschinenstörung.

Effektiv ist besser als effizient

Der Maschinenführer und der KVP-Beauftragte einigen sich also auf einen Wartungsplan für die Maschine und entwerfen zusammen mit dem Kollegen der Gegenschicht eine Checkliste, was geprüft werden muss.

Als nach einigen Wochen der Performence der Maschine deutlich gestiegen ist, interessiert sich auch der Produktionsleiter für die Maßnahmen, die da durchgeführt wurden. Als er sieht, dass die Maschine blitz blank geputzt ist, fragt er, ob der Maschinenführer die ganze Zeit am putzen sei. Die anderen Maschinen sehen immerhin deutlich schmutziger aus.

Der Mitarbeiter entgegnet, dass das Putzen nicht lange dauert, wenn man es jeden Tag macht. Dann muss man nicht mehr so viel machen und er hätte ja jetzt die Zeit, da er sich nicht mehr so viel um Störungen an der Maschine kümmern müsse.

Er zeigt ihm die Checkliste, die von den Mitarbeitern täglich genutzt wird. Sie ist nicht mehr so, wie sie sie mit dem KVP-Beauftragten erstellt haben, da sie mittlerweile einige Optimierungen an Stellplätzen und Abläufen durchgeführt haben und danach hat die checkliste nicht mehr gepasst.

Der Produktionsleiter ist begeistert und schlägt dem Maschinenführer lobend auf die Schulter. Super Arbeit!

Natürlich möchte der Produktionsleiter, das ganze nun auf all seine Maschinen ausweiten. Wenn das so gut geklappt hat. Er geht zum KVP-Beauftragten: „Mensch, die Jungs von Maschine 0815 haben ja tolle Arbeit gemacht. Wir sollten überall 5S einführen. Dann werden wir überall besser. Stellen Sie doch mal eine Schulung zusammen.“

Der KVP-Beauftragte erzählt ihm die Geschichte der Maschine, was sie gemacht haben, um diese zugänglich zu machen und um Störungen vorher zu erkennen. Er schlägt vor bei jeder Maschine im Bereich dieses Vorgehen zu wählen. Es dauere zwar länger, sei aber nachhaltiger. Man sieht ja, wie enthusiastisch der Maschinenführer sich um seine Checklisten kümmere.

Es geht halt um die Effektivität einer Maßnahme, nicht um deren effiziente Umsetzung.

Kategorie: Blog, Lean Management Stichworte: 5S, Aktionsliste, Change Management, Change to Kaizen, Ganzheitliche Produktionssysteme, Kaizen, KVP, Lean, PDCA, Standards

Verfallsdatum von Aktionslisten

Aktionsliste, Open-Points-Liste, To-Do-Liste und was es noch so für unterschiedliche Namen für ein und das gleiche Tool gibt. Es ist wohl eines der meistbenutzten Werkzeuge zum Steuern und Kontrollieren von Projekten.

Zugegeben, auch ich arbeite mit einer persönlichen To-Do-Liste. Diese pflege ich akribisch in meinem Outlook und habe sie durch diverse nützliche Apps immer griffbereit und auf dem neusten Stand auf meinem Smartphone mit dabei.

Auch für das Koordinieren von mehreren Personen, die an einem Projekt arbeiten, ist die „Liste“ ein hervorragendes Tool. Jeder offene Punkt, der erledigt werden muss, wird dort eingetragen, ein Verantwortlicher benannt und auch ein Termin bestimmt, bis wann dieser Punkt abgearbeitet sein muss.

Als Manager und Herr der Liste ist es ein tolles Gefühl, Arbeitspakete zu schnüren, Termine fest zu setzen und die Aufgabe zu delegieren. Das ist es doch wofür wir als Manager ausgebildet wurden, oder etwa nicht?

Es gibt aus meiner Sicht aber zwei Schwachpunkte dieses Werkzeuges:

1.) Was mache ich mit Punkten, die als Erledigt gekennzeichnet sind?

2.) Wann ist das Haltbarkeitsdatum einer Aktionsliste erreicht?

Was meine ich mit dem ersten Punkt? Nun, als Anhänger des Lean Managements glaube ich an den Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung, auch gerne Kaizen genannt.

Somit bin ich der festen Überzeugung, dass ein Projekt oder eine Aufgabe nie abgeschlossen ist. Wie oft ist es vorgekommen, dass wir eine Aufgabe in einer Aktionsliste bearbeitet haben, vielleicht sogar einen ganzen Workshop durchgeführt haben, und nach einiger Zeit ist der Prozess wieder vom Soll-Zustand abgewichen, oder es haben sich neue Informationen ergeben, die das frühere Ergebnis beeinflussen.

Das Problem, dass ich in Aktionslisten sehe, ist, dass ein als erledigt gekennzeichneter Punkt, aus unserem Fokus verschwindet. Wir wenden uns dem nächsten offenen Punkt zu. Somit geben wir dem Prozess aber die Möglichkeit wieder abzurutschen und letztmöglich auf den Ausgangszustand zurück zu fallen.

Vielmehr muss es doch mein Bestreben sein, den definierten Zielzustand zu erreichen und zu erhalten und wenn ich den Prozess stabilisiert habe, dann noch einen Schritt weiter zu gehen und ihn wieder zu verbessern. Dieses erfordert aber einen kontinuierlichen Blick auf meine Punkte und keine „Abhaken-Mentalität“.

Der zweite Punkt ist ein ebenfalls sehr interessanter und von mir schon öfter beobachteter. Hast du dir schon mal die Mühe gemacht und alle Aktionslisten durchgeschaut, an denen du gearbeitet hast bzw. beteiligt warst?

Wie viele diese Aktionslisten sind bis zum Ende des Projektes geführt worden und wie viele Einträge hatten sie? Sind tatsächlich alle Punkte abgearbeitet worden?

Meistens ist es doch so:

Zu Beginn eines „Verbesserungs-Projektes“ sind alle Projektmitglieder mit Eifer bei der Sache und die Punkte in der Liste werden zügig abgearbeitet. Je Länger das Projekt dauert, desto abgelenkter werden die Mitglieder durch andere Projekte. In den meisten Fällen, gibt es dann noch einen „Listeneigner“, der weiterhin die Liste mit offenen Punkten füllt und Termine zuteilt, aber seltenst werden diese Punkte abgearbeitet. Irgendwann schläft die Liste dann komplett ein und bleibt vergessen in irgendeinem Ordner liegen.

Aus diesen Gründen sehe ich den Gebrauch von Open-Points-Lists als zwiespältig. Einerseits ermöglichen sie eine gute Koordination unterschiedlicher Ressourcen, andererseits sind sie von Beginn an zum sterben verdammt. Deshalb benutze ich Aktionslisten nur für zeitlich klar abgegrenzte Projekte, denen man nach deren Einführung keine weitere Aufmerksamkeit schenken muss (gibt’s das bei dir häufig?)

Für längere Projekte und vor allem für eine kontinuierliche Verbesserung sind Aktionslisten nicht geeignet. Solche Vorhaben muss man als Spiralen sehen:

– stabilisieren

– verbessern

– stabilisieren

– verbessern

usw.

 

Wie ist es bei dir? Welche Methoden nutzt du, um Projekte und Prozesse zu koordinieren.

Gruß

Kategorie: Blog, Lean Management Stichworte: Aktionsliste, Blog, Kaizen

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Über den Autor

Johann Anders wurde 1984 in Danzig geboren, studierte Wirtschafts- ingenieurwesen mit der Fachrichtung Luft- und Raumfahrttechnik und arbeitet nun als Industrial Engineer bei der Firma Metabo, wo er für die Erarbeitung von Arbeitsabläufen nach Lean Prinzipien verantwortlich ist.
Zudem gründete er im Jahr 2012 den Lean Stammtisch Stuttgart, berät mit seinem Kollegen Bernd Albrecht Firmen bei der Einführung von Lean Management Systemen und gründete mit Bernd Albrecht und Manuel Stange das Kata.LAB.

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