Sehen Lernen - Lean, Produktivität und Selbstmanagement

Lean Einführung von Anwendern für Anwender

Lean Administration – Mehr als nur 5S

Dieser Beitrag entstammt dem Aufruf von Frederic Jordan zu einer Blog-Parade zum Thema Lean Administration.

www.blog-parade.de definiert eine Blog Parade folgendermaßen:

Ein Blog-Karneval bzw. eine Blog-Parade ist eine Blog-Veranstaltung, bei der ein Blog-Betreiber als Veranstalter ein bestimmtes Thema festlegt (z.B.: Was ist Deine originellste Methode, eine Flasche Bier zu öffnen?), dieses als Blog-Beitrag veröffentlicht und die lesenden Blogger dazu auffordert, innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums (üblich ist ein Zeitraum von 1-4 Wochen) einen Artikel zu diesem Thema im jeweils eigenen Blog zu veröffentlichen und den Veranstalter entsprechend über die Veröffentlichung zu benachrichtigen.
Spätestens nach dem Ablauf des vorgegebenen Zeitraums listet der Veranstalter des Blog-Karnevals in einem neuen Blogbeitrag alle eingereichten Artikel und kommentiert diese entsprechend, fasst diese zusammen und/oder vergibt z.B. Prämien für die besten oder etwa originellsten Artikel. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt.

 Was ist Lean Administration?

Wikipedia definiert Lean Administration wie folgt:
Lean Administration stellt dafür einen Werkzeugkasten mit Methoden zur Verfügung, um Verwaltungs- und Dienstleistungsprozesse zu optimieren und die vorhandenen Potenziale zu heben. Erreicht werden soll, dass möglichst jede Aktivität tatsächlich zur Wertschöpfung beiträgt und unnötige Abläufe, die keine Werte schaffen (muda) und das Betriebsergebnis belasten, abgestellt werden. Auf diese Weise werden Produktivität und Effizienz gesteigert, die Durchlaufzeiten verringert und die Verfügbarkeiten erhöht.

In letzter Zeit fallen mir viele Einladungen zu Workshops zum Thema Lean-Administration in die Hände. Jedesmal schaue ich mir den Inhalt interessiert an, da auch ich glaube, dass in den Administrativen Prozessen noch viel Verschwendung zu entecken ist. Doch meistens stelle ich leider fest, dass es mal wieder nur um 5S am Arbeitsplatz geht, sowie in dieser Präsentation:

Dies hat nicht viel mit der oben beschriebenen Definition gemein. Es geht rein ums Aufräumen und wenn es nunmal darum geht, dann sollte man es auch so nennen. Die Durchlaufzeit wird dadurch nicht erheblich gesenkt und die Effizienz der Arbeiter wird dadurch zwar gesteigert, doch wenn das zu bearbeitende Papier, dann nur schneller von einem Stapel auf den nächsten Wandert, ist dem Kunden nicht wirklich geholfen.

Was für Probleme werden damit gelöst?

Meine Sichtweise zu solchen Veranstaltungen ist die, dass ein Trainer von einer Methode gehört hat, wie etwa 5S. Nun hat er endlich einen Hammer und damit sieht jedes Problem aus wie ein Nagel. Es wird nicht hinterfragt, ob die 5S Methodik dem Bereich / Büro in seiner jetzigen Situation am meisten Mehrwert bringt.

Was ist wenn der Kunde nicht das Problem hat, dass die Mitarbeiter im Büro 5 oder 10 Minuten nach Unterlagen suchen, da die Bearbeitung seiner Anfrage durch die vielen Schnittstellen über Bürogrenzen hinweg eh 4 Wochen dauert?

Hilfetaste

Die Mitarbeiter brauchen Hilfe, keine neuen Regeln!

Lean geht immer vom Mehrwert des Kunden aus, dieses Konzept haben viele der Selbsternannten Lean Admin Berater nicht verstanden. Für Sie ist Lean = Effizienter Arbeitsplatz = 5S. Im Grunde ist diese Einschätzung sogar durchaus richtig, nur ist die Frage, ob diese Methodik viel später benötigt wird.

Ein weiterer negativer Aspekt bei vielen Lean Admin Einführungen mittels 5S am Arbeitsplatz ist das totale Demotivieren der Mitarbeiter. Diese wissen meistens nur zu gut, welche Probleme der Kunde (ob extern oder intern) mit dem betroffenen Bereich hat, doch wird ihnen vom Abteilungsleiter und dem Berater erstmal vorgegeben seine Tischplatte abzukleben und genau zu definieren, wo der Bildschirm, das Telefon und der Locher zu stehen haben. Den Vogel schießt der Berater ab, der die Personalisierung des Arbeitsplatzes komplett verbietet. Diese Maßnahme steigert nicht wirklich die Effizienz des Mitarbeiters, senkt aber deutlich seine Motivation zur Arbeit zu kommen.

Würde man hingegen damit anfangen, indem man die Mitarbeiter mit den Kunden zusammenbringt und gemeinsam über die Probleme im Ablauf redet, die Ursachen definiert und überlegt, wie die Prozesse schlanker gestaltet werden können (wie es zum Beispiel mit einem Makigami möglich ist), wäre die Motivation aktiv im Verbesserungsprozess mitzuarbeiten deutlich höher und jeder der Betroffenen hätte etwas davon. Diese Vorgehensweise wird in diesen Präsentationen deutlich:

Sketchnotes + Vizthink

Auf dem Blog Sketchnote-Army habe ich heute ein tolles Video von der re:publica 14 zum Thema Sketchnoting gefunden. Verantstaltet durch den Blog VizThink.de, den ich euch ans Herz legen möchte.

Meiner Meinung nach sollte jeder Lean-Thinker schnell irgendwas skizzieren können, um so schnell und effektiv mit anderen kommunizieren zu können.

10 Minuten für eigene Ideen

English Version Below


Heute waren wir auf der Logistikmesse „Logimat“.
Wie immer auf einer Messe nimmt man viele neue Ideen mit, die man im Unternehmen umsetzen möchte.

Gleichzeitig ist uns aber aufgefallen, dass jetzt Lösungen angeboten werden, für Probleme, die wir vor zwei Jahren hatten und eigene selbst-gebaute Lösungen entwickelt haben.

Hätte unsere Firma diese Ideen aufgegriffen und weiter verfeinert, so hätte sich entweder ein zweites Standbei oder eine erfolgreiche Ausgründung entwickeln können, die der Konkurrenz zwei Jahre voraus wäre.

Genau dieses Konzept verfolgen Unternehmen wie Google und Apple. Bei denen Mitarbeiter eine gewisse Spanne an Zeit in der Woche oder am Block im Jahr an eigenen Ideen arbeiten können.
Das Unternehmen stellt ihnen hierfür zum einen die Infrastruktur und untersucht die Ideen auf marktfähigkeit.
Nach einer Zeit des Ausprobierens wird dann im Team entschieden, ob es eine Idee ist, die weiter verfolgt werden sollte. Ist dem der Fall, so wird ein Projekt aufgesetzt, dass die Idee zur Marktreife bringen soll.

Natürlich ist solch ein Vorgehen bei einem Software-Unternehmen leichter umsetzbar, da die Investition „nur“ die Zeit des Mitarbeiters beinhaltet (plus die Kosten für die Infrastruktur), während es bei einem Industrie-Unternehmen vielleicht auch Material-Kosten und Kosten für die Belegung von Maschinen verursacht. Ich denke jedoch, dass es auch hier möglich sein sollte, solch ein Vorgehen zu ermöglichen.

Langfristig gesehen hat dies zwei Vorteile. Zum einen ganz klar: Vielleicht finden Sie so die nächste große Idee für Ihr Unternehmen oder entdecken ein zweites Standbein, dass Sie von Ihrem momentanen Geschäft unabhängiger macht.
Zum anderen werden Sie motiviertere Mitarbeiter haben, da dieses komplett freie Vorgehen besser ist als jedes Vorschlagswesen. Die Mitarbeiter können Ihren eigenen Interessen nachgehen und fühlen sich durch das Unternehmen wertgeschätzt, da es Ihnen Vertrauen entgegenbringt.

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Today we were on a logistics fair called „Logimat“ in Stuttgart, Germany.
As always, at a trade show, we’ve seen a lot of new ideas we’d like to implement in the company right away.

Same time, we’ve noticed that today solutions are offered for problems we had two years ago. And in that moment in time we had to  build those solutions on our own.

If our company had addressed those ideas two years ago, we could have had a second succesfull business or a successful spin-off could have developed out of that, which would be two years ahead of the competition.

However, this concept of giving employees the freedome to pursue one’s own ideas is pursued by companies like Google and Apple. Where employees are given a certain span of time during the week or in one block a year to work on their own ideas.
The company provides them time and infrastructure and examines the ideas on marketability.
After a period of trial and error it will be decided, whether it’s an idea that should be pursued. If this is the case a project is set up, so that the idea comes to market.

Of course, such an approach is easier to implement for a software company, since the investment is „only“ the time of the employee (plus the cost of the infrastructure), while for an industrial company it might also include material costs and costs of occupancy for machines. However, I think that it also should be possible to make such an approach in an industrial environement.

In the long run, this has two advantages. For one thing very clear: You might find the next big idea for your business or you’ll find a second source of income so that you are less dependent on your current business.
Secondly, you will have more motivated employees, as this completely free approach is better than any suggestion system. The employee can pursue their own interests, and feel valued by the company, as it shows confidence in their ideas.

Über den Autor

Johann Anders wurde 1984 in Danzig geboren, studierte Wirtschafts- ingenieurwesen mit der Fachrichtung Luft- und Raumfahrttechnik und arbeitet nun als Industrial Engineer bei der Firma Metabo, wo er für die Erarbeitung von Arbeitsabläufen nach Lean Prinzipien verantwortlich ist.
Zudem gründete er im Jahr 2012 den Lean Stammtisch Stuttgart, berät mit seinem Kollegen Bernd Albrecht Firmen bei der Einführung von Lean Management Systemen und gründete mit Bernd Albrecht und Manuel Stange das Kata.LAB.

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