Podcast Archives - Sehen Lernen - Lean, Produktivität und Selbstmanagement

LL026 – Lean in Japan – Roman Ditzer im Interview

In dieser Folge des Lean Lernen Podcast habe ich Roman Ditzer von der RD Interlogue zu gast.

Profilbild Roman Ditzer

Roman ist ausgebildeter Japanologe und hat durch seine Tätigkeit als Übersetzer für japanische Kaizen-Berater deren Wissen aus erster Hand erlernt und gibt dieses nun mit seiner Firma RD Interlogue als Kaizen-Berater weiter.

Sein wichtigstes Angebot sind Learning Journeys nach Japan, in denen man im Ursprungsland Lean in Japan selber erleben kann. Wie ich von vielen gehört habe, muss man sich selbst mal ein Bild gemacht haben, um zu verstehen, was hinter Kaizen wirklich steht. Vor allem die Kaizen Führungskräfte in Japan würden Lean ganz anders und vor allem ganzheitlicher verstehen als wir.

Lean Lernen Lexikon

Als Key Performace Indicator (KPI) werden häufig Kennzahlen verstanden, die Aussagen zur Erreichung des Soll-Zustandes eines Prozesses ermöglichen.

Die gebräuchlichsten KPI sind:

Sicherheit
Qualität
Kosten
Lieferzeit

Je nach Prozess, müssen diese KPI nicht als Kennzahlen dargestellt werden. So kann die tägliche Erfüllung von Stückzahlen auch über eine Fläche gekennzeichnet werden, die am Ende des Tages gefüllt sein muss.

LL025 – Lean Lernen 25 – Warum du To-Do-Listen brauchst

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Heute geht es um To-Do-Listen. Wozu du sie brauchen kannst und wie du ein erfolgreiches System rund um deine To-Do-Liste entwickelst.

Dies ist auch schon die erste wichtige Anmerkung in Bezug auf To-Do-Listen. Das Tool an sich bringt dir nichts. Wenn du kein System hast, das dir hilft deine Aufgaben zu strukturieren, wird dir eine To-Do-Liste nichts bringen.

Ich zeige dir in diesem Artikel wie du dir solch ein System aufbauen kannst. Doch zunächst möchte ich dir die spannende Geschichte der To-Do-Liste erzählen.

Die Geschichte der To-Do-Liste

Die To-Do-Liste geht auf Forschungen der russischen Psychologin Bljuma Zeigarnik aus dem Jahr 1927 zurück. In einem Versuch ließ sie mehrere Probanden einige ganz einfach Aufgaben lösen. Teilweise konnten sie diese ganz ungestört lösen und teilweise wurden sie bei der Durchführung unterbrochen. Anschließend überprüfte sie, an wie viele der Aufgaben sich die Probanden erinnern konnten.

Überraschender Weise fand Zeigarnik heraus, dass die Aufgaben, die die Probanden nicht erledigen konnten, diejenigen waren, an die sie sich am besten erinnern konnten. Unabhängig von Persönlichkeitsmerkmalen der Probanden, konnten sich diese zu 90 % besser an die unerledigten Aufgaben erinnern.

Dieses Phänomen nahmen die beiden Psychologen Roy Baumeister und E.J. Masicampo von der Florida State University auf und entdeckten, dass Probanden Schwierigkeiten hatten, ein einfaches Brainstorming durchzuführen, wenn sie vorher eine Aufgabe nicht abschließen konnten. Es schien so, als ob sie durch die unerledigte Aufgabe blockiert wurden.

Sie beschlossen das Zeigarnik Experiment zu wiederholen, mit der Erweiterung, dass die Probanden die Aufgaben, die sie nicht abschließen konnten auf einer To-Do-Liste festhalten konnten. Sie fanden heraus, dass das Notieren der Aufgaben den gleichen Effekt hatte, als wären die Aufgaben erledigt worden. Die Freiwilligen hatten durch das Notieren der Aufgaben sprichwörtlich „den Kopf frei“ für neue Aufgaben.

Mit NLP die Mitarbeiter erreichen

Du kannst also sagen, dass To-Do-Listen wie eine externe Festplatte dienen und uns den Kopf freimachen für weitere Aufgaben, da uns nicht immer die unerledigten dinge im Kopf herumschwirren.

Ok, ich brauche also To-Do-Liste – aber was für eine?

Eines meiner Lieblingszitate von Ivan Blatter lautet:

Die mit Abstand beste To-do-Liste ist diejenige, die für dich funktioniert!

Es geht nicht darum, das perfekte System rund um deine To-Do-Liste aufzubauen, sondern einfach mal anzufangen und das System langsam aber sicher aufzubauen. Wie du siehst rede ich hier über ein System. Die To-Do-Liste an sich ist nur ein Werkzeug, dass dir hilft, deine Aufgaben in Griff zu behalten, aber nur durch deine Liste werden sich die Aufgaben nicht von selbst erledigen.

Daher möchte ich dir hier ein paar Tipps geben, die du bei der Gestaltung deines Aufgaben-Erledigungs-Systems nutzen kannst.

1. Welche Form?

Zunächst kannst du dir überlegen, welche Form deine To-Do-Liste haben soll. Generell hast du die Wahl zwischen digital und analog. Also eine To-Do-Liste im Computer bzw. Smartphone oder eine handschriftliche.Die Vorteile einer handschriftlichen Erfassung deiner Aufgaben sind:

+ Du kannst deine Notizen um Skizzen und andere Symbole erweitern

+ Das handschriftliche Aufschreiben ist sehr schnell

+ Wenn du etwas handschriftlich aufschreibst, dann ist die Merkfähigkeit höher

Nachteillig ist bei der handschriftlichen To-Do-Liste:

– Du verlierst bei größeren Projekten schnell den Überblick und es artet häufig in eine Zettelwirtschaft aus.

Für das Verwenden von digitalen To-Do-Listen spricht:

+ Häufig überall verfügbar

+ Gute Synchronisierungsmöglichkeiten mit Kalender und anderen Funktionen

+ Die meisten Tools haben eine gute Erinnerungsfunktion

+ Das (Um)Sortieren von Aufgaben ist einfacher

+ Das Gruppieren von Aufgaben ist einfacher

Nachteil ist die doch langsamere Erfassung von Aufgaben, da wir meistens handschriftlich schneller sind, als am Computer (auch mit 10 Finger-Tip-System).

2. welche Struktur?

Bei diesem Punkt geht es darum, wie deine To-Do-Listen aussehen sollten?

Das wichtigste ist: EINFACH!

Vermeide es zu viele Aufgaben in deine Liste einzutragen. Beschränke dich bei den Aufgaben nur auf die für den anstehenden bzw. folgenden Tag, damit es übersichtlich bleibt. Eine To-Do-Liste mit zu vielen Aufgaben kann schnell demotivierend wirken.

Generell habe ich die Faustformel: Wenn eine Aufgabe weniger als 5 Minuten zum Erledigen benötigt, mache ich sie sofort.

Größere Aufgaben Pakete, wie Projekte etc. steuere ich über eine zweite Liste bzw. nutze Trello hierfür. Dieses habe ich mit meiner To-Do-Listen App verknüpft und immer wenn ich eine Aufgabe in Trello erstelle und sie in meinen „Doing“ Stapel schiebe, wird sie in meine To-Do-Liste für den kommenden Tag eingetragen.

Um deine Aufgaben innerhalb der Liste noch zu kategorisieren gibt es die Möglichkeit mit Tags, Farben oder teilweise auch Projekten zu arbeiten. So kannst du zum Beispiel die Wichtigkeit und Dringlichkeit nach der Eisenhower-Methode die ich dir in Episode 05 vorgestellt habe mit Farben symbolisieren.

3. Arbeiten mit der Liste

Wenn du weißt, wie deine Liste aufgebaut sein soll, ist das ein guter erster Schritt. Nun gilt es das ganze ans Leben zu bekommen. Hierfür habe ich folgende Tipps für dich.

Regelmäßiges Arbeiten

Versuche deine To-Do-Liste regelmäßig abzuarbeiten. Wenn du meinen Vorschlag verwendest, immer nur einen Tagesvorrat an Aufgaben in der Liste zu haben, solltest du konsequenterweise deine Liste auch täglich abarbeiten und neu befüllen.

Notizbücher helfen

Ich persönlich habe Zeitpunkte am Tag für mich definiert, an denen ich mit der Liste arbeite.

Während meiner Abendroutine befülle ich die Liste mit neuen Aufgaben, die sich aus den Zielen für den kommenden Tag ableiten. Dies am Abend zu machen hat den Vorteil, dass dir der vergangene Tag noch frisch in Erinnerung ist und du weißt, was für Aufgabe für den morgigen Tag entstanden sind. Zudem schreibst du dir die Aufgaben sozusagen von der Seele (siehe oben) und kannst dadurch besser schlafen.

Am morgen schaue ich während meiner Morgenroutine auf meine Ziele und Aufgaben und überlege mir dabei schon, wann ich welche Aufgabe umsetzen kann.

Bleib flexibel

Helmuth von Moltke hat einmal gesagt:

Kein Plan überlebt den ersten Feindkontakt.

Dennoch ist es extrem wichtig zu planen, was du ja mit deiner To-Do-Liste tust. Allerdings solltest du dich nicht grämen, wenn du die ein oder andere Aufgabe nicht erledigt bekommen hast an deinem Tag. Verschiebe die Aufgabe auf den nächsten.

Wo du natürlich vorsichtig sein musst, ist eine Aufgabe immer wieder zu verschieben. Dann solltest du dich fragen, warum du die Aufgabe immer wieder verschiebst. Willst du sie gar nicht machen? Hast du Angst davor?

Deine To-Do-Liste ein kein Kalender

Trage keine Termine in deine To-Do-List ein. Die gehören ganz klar in den Kalender. Die To-Do-Liste ist nur für Aufgaben da, die klar umrissen sind und die du TUN musst. Ein Termin ist keine Aufgabe, die du tun musst und an deren Ende ein „Produkt“ steht.

Andersherum kannst du gerne Aufgaben in deinen Kalender einfügen. Hierbei streiten sich die Geister, ob du jetzt wirklich jeder einzelnen Aufgabe einen Kalendereintrag geben solltest.

Ich persönlich habe einen Zeitblock am Tag für das Abarbeiten meiner To-Dos in meinen Kalender eingetragen, den ich mittels der Pomodore-Methode (vgl. Episode 10) strukturiert habe. Wenn eine Aufgabe zu einer anderen Zeit erledigt werden muss, dann trage ich sie mir als separaten Termin in meinen Kalender ein.

So viel zu meiner To-Do-Liste und warum ich glaube, dass auch du To-Do-Listen nutzen solltest.

Mich würde interessieren, wie du mit To-Do-Listen umgehst, was für Programme du dafür verwendest und ob du noch andere Tools für deine Produktivität nutzt. Schreib einfach einen Kommentar unterhalb dieses Beitrages.

Ich wünsche dir eine produktive Zeit!

Links:

– Ivan Blatter

– Kanban Boards

– Trello

– ToDoIst

– Verbindung der Apps mittels IF

– Eisenhower Methode in Episode 05

– Pomodoro Methode in Episode 10

LL23 – Was Lean von Lean StartUps lernen kann

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Was können wir von Lean StartUps lernen?

In diesem Podcast habe ich Daniel Bartel zu gast. Er ist passionierter Gründer, Lean Thinker und berät große Firmen, wie sie mit Methoden der Lean StartUps ihre Geschäftsmodelle hinterfragen und an die Zukunft anpassen.

In dem Interview erzählt uns Daniel wie er:

zu Lean StartUps kam und wie er damit größeren Unternehmen helfen will,
was ein Lean StartUp ist: Eine Gründung, die zu einem frühen Zeitpunkt versucht ihr Business-Konzept ohne großen Investitionen zu validieren.
was ein Business Model Canvas ist und warum es notwendig ist,
wie der Lernzyklus im Lean StartUp funktioniert,
wie die deutsche Telekom und General Electric Lean StartUp einsetzen,
seine Produktivitäts-Tools einsetzt.

build measure learn cycle – Lean StartUps

Weitere hilfreiche Links zu Lean StartUps:

Lean Lernen Lexikon

genchi genbutso bedeutet „geh und siehe selbst.“ Es beschreibt die Einstellung von Lean Thinkern, dass man sich Probleme und Aufgaben vor Ort anschauen muss, um sie wirklich zu verstehen. Es geht darum, weg von seinem Schreibtisch zu kommen und sich die Dinge vor Ort (am gemba) anzusehen. Häufig verlassen sich Führungskräfte auf Reports und Aussagen ihrer Mitarbeiter ohne sich selbst ein Bild der Lage verschafft zu haben und treffen so oftmals falsche Entscheidungen, da sie nicht alle Details kennen, die durch Informationsketten häufig verloren gehen.

In der Vergangenheit gab es häufig Initiativen die da hießen: „Go to Gemba!“

Führungskräfte sollten raus aus den Büros hin zum gemba. Das Problem war, dass sie dies als Aufforderung nahmen, mal schnell durch die Werkshallen zu laufen und ab und zu ein Pläuschchen zu halten. Darum geht es aber nicht. Du musst mit der Absicht an den gemba gehen, etwas besser verstehen zu wollen. Sei es ein Prozess, der in letzter Zeit nicht mehr so gut läuft, ein Mitarbeiter, dessen Verhalten auffällig ist und du verstehen möchtest, was mit diesem Mitarbeiter ist, oder eine Aufgabe, die du erledigen musst und dafür besser verstehen willst, wie der IST-Zustand gerade ist. Habe also einen Grund, warum du an den gemba gehst und lauf nicht einfach „kopflos“ umher.

LL22 – Lean = EINFACH BESSER ARBEITEN – Interview mit Jan Bieler

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Einfach Besser Arbeiten, so lautet der Name des Blogs von Jan Bieler. Das er sich zu diesem Thema mit Lean beschäftigt, kam eigentlich ganz automatisch.

In dem Interview mit Jan sprechen wir über folgende Themen:

Jans Werdegang – 03:29
Verbindung zwischen Lean und BPM – 05:28
Jans Erfahrungen mit Six Sigma – 06:45
Lean vs Six Sigma – 08:45
Jans Lieblingszitat – 12:43
Jans Blog – 14:11
Was ist die Berufsoase? – 17:30
Lean Ratschlag – 19:45
Sein größter Fehler – 21:53
Jan wird Geschäftsführer – 30:45
Selbstmanagement Tipp – 32:46

Lean Lexikon – Six Sigma

Six Sigma ist in erster Linie eine statistische Problemlösungsmethode, die im Laufe der Zeit zu einem kompletten Managementsystem zur Prozessverbesserung weiterentwickelt wurde. Grundlage bildet der Regelkreis aus Beschreiben, Messen, Analisieren, Verbessern und Kontrollorien von Prozessen, der auch DMAIC-Kreis genannt wird (Define-Measure-Analyze-Improve-Control)

Den Ursprung hat Six Sigma bei Motorola in den 1980er Jahren, auch wenn die ersten Grundsteine bereits früher im japanischen Schiffsbau gelegt wurden. Besonders bekannt wurde Six Sigma bei General Electric.

Um Six Sigma Projekte durchführen zu können, werden Mitarbeiter extra ausgebildet und mit einem Rang versehen. Diese Ränge sind dem japanischen Kampfsport nachempfunden (Green Belt, Yellow Belt, Black Belt etc.).

Der Grundgedanke von Six Sigma ist, eine Prozessverbesserung durch Reduzierung der Variation im Prozess zu erreichen. Diese Variation wird mit Hilfe von statistischen Tools erfasst und ausgewertet, um daraus auf eine Ursache schließen zu können, die dann wiederum verbessert werden soll.

LL20 – Ziele setzen

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Hallo und herzlich Willkommen zum Lean Lernen Podcast. Ich wünsche dir ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2016 und würde mich freuen dieses mit dir teilen zu können.

Der Jahreswechsel ist traditionell eine Zeit, in der man sich neue Ziele setzt. Auch ich mache das Regelmäßig, wobei ich meine Ziele nicht nur zum Jahresbeginn setze, sondern ein ganz eigenes Ziel-Entfaltungs-System habe.

Ziele planen!

So warte ich nicht unbedingt bis zum 01.01 eines Jahres, um mir Gedanken über meine Ziele zu machen. Ich nehme mir lieber eine Auszeit im Sommer und ziehe mich dann für ein paar Tage zurück, um mir Gedanken über meine langfristigen Ziele zu machen und breche diese dann auf Jahres, 3 Monats und Monatsziele herunter.

Wie setze ich nun meine Ziele?

Ich fange mit meiner Grabrrede an. Ja genau, ich male mir aus, was die Leute über mich sagen würden, wenn ich eines hoffentlich fernen Tages begraben werde. Was möchte ich hinterlassen haben und wie sollen meine Familie, Freunde, Geschäftspartner, Mitarbeiter und Bekannte über mich sprechen. Dies gibt mir ein gutes Bild, welche Themen mir wichtig sind. So habe ich für mich festgestellt, dass mir wichtig ist, dass ich Leuten geholfen habe, sich selbst zu finden und sie in ihrer Entwicklung unterstützt habe. Dies ist auch der Grund warum ich diesen Podcast mache. Ich möchte dir Impulse und Hilfe zur Selbsthilfe geben, damit du deine Potentiale im Bereich Lean und Selbstmanagement ausschöpfen kannst.

Was heißt das jetzt für dich im Unternehmensumfeld? Da wirst du dir ja keine Grabrede wünschen. Aber was möchtest du, dass die Leute über dich sagen, wenn du aus dem Unternehmen ausscheidest, oder wenn dein Projekt zu Ende geht oder wenn einfach nur das Jahr rum ist.

Es ist wirklich keine schlechte Idee sich 3 Jahresziele zu setzen. Auch im Unternehmensumfeld. Dies ist natürlich schwierig, da sich das Umfeld auch immer mal wieder ändert. Aber die Ziele, die ich meine, sollten von deinen persönlichen Prinzipien und Werten her kommen und somit weniger anfällig für Veränderung sein. Wenn du zum Beispiel überzeugt davon bist, dass die Ausbildung der Mitarbeiter extrem wichtig ist, da diese die Prozesse im Unternehmen erlernen und dadurch besser verstehen, was ihr Beitrag im Unternehmen ist und wie sie diesen durch Verbesserungen steigern können, dann solltest du dir ein Ziel setzen, das mit der Weiterbildung deiner Mitarbeiter zu tun hat. Wie viele, auf welche Weise und wann geschult werden, ist dann abhängig von den Umständen, denen du ausgesetzt bist.

Bleiben wir jetzt aber bei den Jahreszielen für das kommende Jahr. Wenn du dir klar geworden bist, was für dich langfristig wichtig ist, dann kannst du dir Gedanken machen, was du in diesem Jahr umsetzen kannst.

Dabei gilt der Leitspruch: Wir überschätzen uns was in kurzer Zeit erreichen können, aber unterschätzen, was wir langfristig erreichen werden.

SMARTE Ziele setzen

Wie sollten deine Ziele für dieses Jahr jetzt aussehen? Du kennst sicherlich die S.M.A.R.T. Methode, ich möchte es dir hier aber nochmals in Erinnerung rufen:

Das Akronym SMART (smart = englisch für intelligent, schlau) steht hierbei für folgende 5 Schritte:

S – spezifisch | Eindeutig definierte Ziele,

M – messbar | Das Ziel sollte messbar sein,

A – akzeptiert | Die Erreichbarkeit des Ziels sollte von den Beteiligten akzeptiert werden,

R – realistisch | Die Erreichbarkeit des Ziels im gesetzten Rahmen, sollte realistisch sein,

T – terminiert | Der Zeitpunkt der Zielerreichung ist klar definiert.

DER URSPRUNG DER S.M.A.R.T METHODE

Die Geschichte zu dieser Methodik startet im Jahr 1981 als George T. Doran, Berater und ehemaliger Direktor Unternehmensplanung für die Washingtoner Water Power Company, einen Artikel mit dem Titel: “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives” veröffentlichte.

Doran stellte fest, dass die methodische Vorgehensweise Ziele zu definieren den Mitarbeitern half, Handlungen abzuleiten und dadurch ihre Erfolgschancen zu verbessern.

In vielen Ratgebern wird beschrieben, dass es wichtig sei, alle 5 Schritte durchzuführen, damit man ein Ziel am Ende auch erreicht. Doran schrieb allerdings schon damals:“…, es sollte klar sein, dass das vorgeschlagene Akronym nicht bedeutet, dass jedes Ziel alle fünf Kriterien beinhalten muss. Beispielsweise ist nicht jeder Wert messbar und ein Ziel, das man sich selbst gesetzt hat, muss nicht mit anderen vereinbart werden.”

WEITERENTWICKLUNG, AUS SMART WIRD SMARTER

Über die Zeit haben einige der Begriffe einen Wandel erfahren. So stand das A zu beginn für akzeptiert (engl. agreed upon). Dies rührt daher, dass Doran diese Zielformulierungsmethode hauptsächlich für Teams innerhalb eines Unternehmens erdacht hatte. In dieser Hinsicht war es wichtig, dass ein Ziel von allen Beteiligten akzeptiert wurde. Im laufe der Zeit wurde aus “agreed upon” häufig “achievable” oder “attainable” (erreichbar).

Nicht nur die Begriffe selbst haben sich verändert. Das Akronym an sich hat in letzter Zeit häufig eine Veränderung erfahren. Viele Authoren sind dazu übergegangen aus SMART – SMARTER (deutsch: Schlau – Schlauer) zu machen.

Das E steht hierbei für “evaluiert”

Das R steht für “rezensiert.”

WARUM WURDE SMART SO ERFOLGREICH?

Meiner Meinung rührt die Beliebtheit von SMARTEN Zielen aus der Einfachheit der Methode und aus der höheren Erfolgswahrscheinlichkeit. Warum diese höher sein soll? Nun die SMART Methode erfordert von der Person oder Abteilung, die sich die Ziele setzten eine gewisse Zeit und Fokussierung auf diese Ziele. Wenn man sich so intensiv mit der Zieldefinition beschäftigt, fallen einem Zwangsläufig schon Wege ein, wie das Ziel zu erreichen sein könnte. Des Weiteren hat man schon den ersten Schritt gemacht und ist nun motivierter die nächsten erforderlichen Schritte zu gehen.

Natürlich dürfen diese Schritte nicht fehlen. Aus den Zielen müssen Aktionspläne abgeleitet werden, deren Zielerreichungsgrad regelmäßig überprüft werden sollte. Wenn ich 10 kg bis Ende diesen Jahres (31.12) abnehmen will, dann tue ich mir schwer, wenn ich Ende November erst ein Kilogramm abgenommen habe. Das regelmäßige Überprüfen des Fortschritts ermöglicht es mir meine nächsten Aktionen auf die Zielerreichung hin abzustimmen.

Also wenn du es nicht noch nichgt getan hast, dann nimm dir Zeit und setze dir SMARTE Ziele.

LL19 – Lean Lernen 019 – Lean Tagungen

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Hallo,

herzlich Willkommen zur 19 Episode des Lean Lernen Podcast!

Zum Ende des Jahres war ich auf vielen Tagungen zum Thema Lean. Dort traf ich viele interessante Menschen, die sich alle für das Thema Lean genauso begeistern wie ich.

Wenn du das auch möchtest aber keine Lust hast auf Stundenlange PowerPoint Vorträge in einem Plenarsaal irgendeines Kongresshotels, dann kann ich dir nur das Lean Around The Clock Event empfehlen. Dort sprechen 24 begeisterte Lean Thinker über ihre Erfahrungen und das über 24 Stunden hinweg. Eine nicht ganz gewöhnliche Versanstaltung im Lean Umfeld.

Mehr infos findest du auf sehen-lernen.com/lean-around-the-clock – wenn du bei der Anmeldung angibst, dass du über mich auf das Event aufmerksam geworden bist, erhälst du 15% auf den eh schon supergünstigen Preis von 150€ für beide Tage.

Bei den vielen Kongressen sind mir zwei Dinge aufgefallen:

Die Lean Welt ist in zwei Richtungen unterwegs.

Auf der einen Seite kämpfen immer noch viele Menschen mit der „Einführung“ von Lean und vor allem dem ganzheitlichen Denken was dahinter steckt.

Lean ist nunmal mehr als Kanban, Andon-leuchten und Shopfloortafeln.

Es geht um eine Denkweise, sich, seinen Bereich und sein Unternehmen immer weiter zu verbessern. es geht darum an den Ort der Wertschöpfung zu gehen und sich selbst ein Bild der Lage vor Ort zu machen. Es geht darum den Status Quo zu hinterfragen und immer neue herausfordernde Zielzustände zu deifinieren. Auf diese Zielzustände entwickeln wir uns mittels Kaizen hin. Da wir mittlerweile aber in immer komplexeren Organisationen arbeiten, können wir dies nicht allein. Deshalb ist es wichtig im Team über Abteilungsgrenzen zu arbeiten und dies mit viel Respekt voreinander. Respekt heißt hier nicht nur, dass man sich freundlich dem anderen gegenüber benimmt, sondern seine Einwände und Ideen auch tatsächlich ernst nimmt und ihn nicht einfach für einen Sorgenträger abtut.

Diese 5 Elementaren Denkweisen machen meiner Meinung nach eine Lean Kultur aus

genchi genbutsu
herausfordern
kaizen
teamwork
kaizen

(Buch-Tipp: 2 Second Lean)

In vielen Vorträgen auf dem Change to Kaizen Symposium kamen genau diese Denkweisen hervor. Vor allem wenn Führungskräfte von ihren erfolgreichen Transformationen in den Unternehmen berichteten. Fast alle haben bemerkt, dass sie integraler Bestandteil dieser Transformation sein müssen. Sie begannen sich mehr am Shopfloor zu zeigen und die Probleme der Mitarbeiter aufzunehmen. Dabei muss man jedoch achten das Ziel des Unternehmens nicht aus den Augen zu verlieren. Zu häufig passiert es, dass man anfängt die Probleme eines Bereiches zu sammeln und kommt dann gar nicht mehr zum abarbeiten dieser. Wichtig ist es immer wieder die Probleme auf das Ziel hin abzuklopfen. Also, wenn wir dieses Problem gelöst haben, bringt uns das einen Schritt näher an unser Ziel. Du hast einfach nicht unbegrenzt Ressourcen um alle Probleme in deinem Team zu lösen.

Ende November war ich dann auf dem KVP Kongress. Auch dort war klar, dass sich noch viele schwer tun mit der „Einführung“ von Lean. Ich hatte die Möglichkeit dort zwei Vorträge über Führungskräfte im KVP Umfeld zu halten und anschließend mit vielen der Teilnehmer darüber zu reden. Ich war erstaunt wie viele Unternehmen, auch sehr große, jetzt erst mit einer ganzheitlichen Einführung des Kaizen Gedankens anfangen. Vor allem haben diese keine Ahnung, was genau das bedeutet. In den Gesprächen kam immer wieder heraus, dass sie jetzt mal anfangen würden Whiteboards aufzustellen und tägliche Besprechungen einzuführen. Auf die Frage, was dann das größte Problem in der Abteilung wäre, die diesen Pilot durchführen sollte, konnte mir der Verantwortliche keine Antwort geben. Hier wird einfach wieder ein Werkzeug verwendet ohne das Problem verstanden zu haben.

Deswegen ist es immer wichtig zu verstehen, welches Problem man gerade löst. Also immer vom Problem her kommen und dieses genau analysieren. Erst dann kann man sich geeignete Gegenmaßnahmen ausdenken. Um dieses Denken zu schulen gibt es Tools wie das A3 Problemblatt, die 8 Stufen Problemlösungsmethode oder auch TBP und natürlich die Verbesserungskata. Alle drei Methoden folgen dem gleichen Prinzip. Erst das Problem genau verstehen, dann eine Hypothese erstellen, was getan werden sollte, um das Problem zu lösen und ein Experiment durchführen. Wenn das Experiment erfolgreich war, wird nochmal darüber nachgedacht, ob auch das Erwartete eingetreten ist und ob man deswegen die Gegenmaßnahmen, die man getroffen hatte als Standardvorgehen gegen diese Art von Problem übernehmen kann.

Genau dieses Vorgehen haben auch Niklas Modig und Pä Ahlström in Ihrem Buch „Das ist Lean“ beschrieben. Ich hatte die Möglichkeit beide Autoren hier in Stuttgart auf einer Buchvorstellung zu treffen. Sie beschreiben in Ihrem Buch sehr anschaulich wie Toyotas Denkweise und Vorgehen bei der Problemlösung ist. Für einen erfahrenen Lean Thinker ist in dem Buch nichts neues zu finden, dennoch sind die Vergleiche und Beispiele sehr gut und vor allem stammen sie nicht aus der Produktion. Niklas Modig hat in seiner Zeit bei Toyota den Service Bereich analysiert und so sind viele Beispiele in dem Buch aus eher für Service und Administrative Aufgaben geeignet. Was meiner Meinung nach eine der nächsten wichtigen Entwicklungen im Lean Umfeld sein wird.

Lean Administration gibt es als Begriff schon sehr lange, leider gibt es viele Berater, die meinen, dass man mit ein bisschen Kanban im Materialschrank und 5S am Arbeitsplatz bereits Lean Administration eingeführt habe. Aber auch hier gilt es wieder darauf zu achten, was das Problem des Kunden mit der Abteilung ist und wie dieses gelöst werden kann.

Ein weiteres Phänomen das mir aufgefallen ist, ist dass vor allem Berater sich darüber Gedanken machen, was nach Lean kommt. Klar, sie wollen die nächste Methode haben, die sie ihren Kunden verkaufen können. Und so hört und liest man immer wieder: Was kommt nach Lean. Oder Lean 4.0 oder sonst was.

Diese Frage ist auch berechtigt, wenn man glaubt, dass Lean einzig und allein ein Effizienzsteigerungsprogramm ist. Wenn es nur darum geht, das Menschen in ihren PRozessen immer schneller und billiger arbeiten sollen.

Beim KVP Kongress gab es einen sehr spannenden Vortrag der Volkswagen AG zum Thema Industrie 4.0 und KVP. Die Kernessenz, die ich dabei herausnahm war die, dass Industrie 4.0 kein Paket ist, das man einfach installiert und den Schalter umlegt. Vielmehr ist es eine Entwicklung, die unsere Systeme wie wir zusammen arbeiten verändern wird und teilweise bereits begonnen hat. Wer KVP oder Kaizen hier richtig verstanden hat, nämclich als die Fähigkeit sich immer wieder Gedanken zu Problemen zu machen und diese analytisch zu lösen, wird Kaizen als wichtigen Faktor bei der Einführung von Industrie 4.0 begreifen. Die Lösungen sollten also wider vor Ort untersucht werden und auf den Kundennutzen abgeklopft werden. Wenn man gemeinsam herausfindet, dass ein Kundennutzen in einer engeren Kommunikation von Material und MAschine vorliegt, so werden in kleinen Schritten immer engere Netzwerke gekünpft. Ich glaube, dass Industrie 4.0 in erster Linie viel Marketing ist, aber im Kern ein wirklicher Nutzen für Firmen und Kunden da ist, wenn diese verstehen Ihre Prozesse nach ihrem Kunden auszurichten und nicht nach einem Softwareprodukt, dass ihnen ein Berater verkaufen will.

Ein weiterer wichtiger Punkt der beim letzten Lean Stammtisch besprochen wurde, ist der des New Work. Durch die immer weiter fortschreitende Digitalisierung unseres Lebens, verändert sich die Art der Kommunikation. Noch nie war es so einfach die Kommunikation maßentauglich zu machen. Wir können online petitionen und umfragen in windeseile erstellen und erhalten sofort feedback. Ich glaube, dass die veränderte art der kommunikation auch die Unternehmen treffen wird und sich diese über neue arten von Arbeit und der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern einstellen werden müssen. Auch hier kann und wird Lean und vor allem natürlich Change Management eine entscheidene Rolle speilen. Zu diesem Thema werde ich aber in einem weiteren Podcast nochmal genauer eingehen.

Was solltest du aus deisem Podcast für dich mitnehmen?

Lean ist mehr als nur ein Effizienzsteigerungsprogramm in der Produktion.

Es ist eine ganzheitliche Denkweise mit den Kernelementen

genchi genbutsu
herausforderung
kaizen
teamwork
respekt

Wichtig bei der „Einführung“ von Lean ist immer vom Problem her zu kommen und nicht mit dem Werkzeug anzufangen.

Industrie 4.0 und New Work sind momentan noch hauptsächlich Marketingbegriffe, unter denen aber immer mehr Werkzeuge entstehen. Es schadet nicht, dich immer wieder mit diesen Themen auseinander zusetzen. Denn um dein Probleme adequat zu lösen, musst du wissen, was für Werkzeuge es auf dem Markt gibt.

LL018 – Interview mit André Kapust zum KVP-Kongress

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In dieser Folge des Lean Lernen Podcast sprach ich mit André Kapust, dem Leiter des KVP Insituts, über den kommenden KVP Kongress, für den du dir hier 20% Rabatt auf den Eintrittspreis sichern kannst, über die Unterschiede zwischen Lean, Kaizen und KVP und warum nur wenige Firmen Lean mit Qualität verbinden.

Des Weiteren sprachen wir darüber, wie Industrie 4.0 und Lean zusammen passen und was für Möglichkeiten sich eventuell durch ein Zusammenspiel ergeben.

Wie War Eure Woche Folge 4 – Lean Around The Clock Event

Am 25. + 26. Februar 2016 haben wir in mehr als 24 Stunden 24 Vorträge von 24 Referenten rund um das Thema Lean für Euch organisiert und dabei inhaltlich nahezu die komplette Bandbreite in Sachen Lean abgedeckt.

Lean Startup ist bei #LeanAroundTheClock ebenso ein Thema wie Lean in Kliniken, IT-Unternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung, wie beispielsweise bei der Stadt Bad Wimpfen.

Natürlich gibt es auch reichlich inhaltliche Beiträge aus Industrieunternehmen und ihr könnt dort Referenten von der Metabowerke GmbH, der Dräger Safety AG & Co. KGaA, der Lohmann GmbH & Co. KG, der Wanzl Metallwarenfabrik GmbH, der Neff Einbaugeräte & Hausgeräte GmbH, der KAMAX GmbH & Co. KG und dem Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA erleben.

Außerdem haben wir für Euch eine Reihe von kleinen, mittleren und größeren Beratungsgesellschaften engagiert. Und wie ihr wisst, haben gerade diese einen breiten und branchenübergreifenden Erfahrungsschatz.

Thematisiert wird – neben Beispielen aus der Praxis auch in Bezug auf die Anwendung von Tools – darüber hinaus die Frage zur Rolle von Führungskräften bei der Einführung von Lean und des Weiteren, ob Lean in administrativen Bereichen überhaupt funktioniert. Ferner gehen mehrere Referenten auf den „Faktor“ Mensch bei der Einführung von Lean ein und wie ausgeprägt eine Fehlerkultur sein muss. Zudem wird beispielsweise die Frage gestellt werden, ob die KATA nur eine Marketingkampagne und im Grunde nichts anderes als neuer Wein in alten Schläuchen ist.

LL015 – Lean Lernen 15 – Warum du Evernote nutzen solltest

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In der 15 Episode von Lean Lernen zeige ich dir auf, warum du Evernote als dein virtuelles Gehirn nutzen solltest.

Die Gründe für Evernote sind:

Es ist überall und platformübergreifend verfügbar
Das erstellen von Notizen jeglicher Art ist einfach und schnell
Das Kategorisieren mittels Notizbüchern und Tags hilft dir bei der Organisation deiner Gedanken
Das Teilen von Notizbüchern ermöglicht die Kooperation mit anderen Kollegen
Du kannst E-Mails direkt an Evernote senden und somit abspeichern
Die Erinnerungsfunktion von Evernote ermöglicht es dir deine eigene To-Do-Liste zu gestalten

Weitere Links und Events, die in der Episode genannt werden:

JapanTag des Lean Stammtisch in Stuttgart
Change to Kaizen Symposium am 04. und 05. November
KVP Kongress am 30. November und 01. Dezember
Skitch-App
IFTTT.com
Thomas Mangold’s Blog
Thomas Mangold’s Buch zu Evernote

LL014 – Lean Lernen 014 – Lean im Krankenhaus Teil 1

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In Episode 14 von Lean Lernen berichte ich euch über meinen Krankenhausaufenthalt und was die Prozesse im Krankenhaus mit Lean zu tun haben.

Des Weiteren stelle ich euch noch zwei Bücher vor, die ich in der Zeit im Krankenhaus gelesen habe und die ich euch nur wärmstens ans Herz legen kann.

Links aus der Episode

– Kaizen im Krankenhaus – Vortrag vom ersten Change to Kaizen Symposium

– Andy & Me: Crisis and Transformation on the Lean Journey

– The Remedy: Bringing Lean Thinking out of the Factory to Transform the Entire Organization

– The Gold Mine

– The Lean Manager

– Lead With Respect

– Das Ziel

– Auf der Serviette erklärt

LL026 – Lean in Japan – Roman Ditzer im Interview

Links:

Lean Lernen Lexikon

LL025 – Lean Lernen 25 – Warum du To-Do-Listen brauchst

Die Geschichte der To-Do-Liste

Ok, ich brauche also To-Do-Liste – aber was für eine?

1. Welche Form?

2. welche Struktur?

3. Arbeiten mit der Liste

Regelmäßiges Arbeiten

Bleib flexibel

Deine To-Do-Liste ein kein Kalender

Links:

LL23 – Was Lean von Lean StartUps lernen kann

In dem Interview erzählt uns Daniel wie er:

Weitere hilfreiche Links zu Lean StartUps:

Lean Lernen Lexikon

LL22 – Lean = EINFACH BESSER ARBEITEN – Interview mit Jan Bieler

Links:

LL20 – Ziele setzen

Wie setze ich nun meine Ziele?

SMARTE Ziele setzen

DER URSPRUNG DER S.M.A.R.T METHODE

WEITERENTWICKLUNG, AUS SMART WIRD SMARTER

WARUM WURDE SMART SO ERFOLGREICH?

LL19 – Lean Lernen 019 – Lean Tagungen

Die Lean Welt ist in zwei Richtungen unterwegs.

Diese 5 Elementaren Denkweisen machen meiner Meinung nach eine Lean Kultur aus

Was solltest du aus deisem Podcast für dich mitnehmen?

LL018 – Interview mit André Kapust zum KVP-Kongress

Wie War Eure Woche Folge 4 – Lean Around The Clock Event

LL015 – Lean Lernen 15 – Warum du Evernote nutzen solltest

Die Gründe für Evernote sind:

Weitere Links und Events, die in der Episode genannt werden:

LL014 – Lean Lernen 014 – Lean im Krankenhaus Teil 1

Links aus der Episode

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Lean Lernen Lexikon

Die Geschichte der To-Do-Liste

Ok, ich brauche also To-Do-Liste – aber was für eine?

1. Welche Form?

2. welche Struktur?

3. Arbeiten mit der Liste

Regelmäßiges Arbeiten

Bleib flexibel

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In dem Interview erzählt uns Daniel wie er:

Weitere hilfreiche Links zu Lean StartUps:

Lean Lernen Lexikon

Links:

Wie setze ich nun meine Ziele?

SMARTE Ziele setzen

DER URSPRUNG DER S.M.A.R.T METHODE

WEITERENTWICKLUNG, AUS SMART WIRD SMARTER

WARUM WURDE SMART SO ERFOLGREICH?

Die Lean Welt ist in zwei Richtungen unterwegs.

Diese 5 Elementaren Denkweisen machen meiner Meinung nach eine Lean Kultur aus

Was solltest du aus deisem Podcast für dich mitnehmen?

Die Gründe für Evernote sind:

Weitere Links und Events, die in der Episode genannt werden:

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