Gut erholt aus dem Urlaub zurück, sind viele Leute schon nach einem Tag in der Arbeit wieder Urlaubsreif. Nicht nur das E-Mail Postfach quilt über, sondern auch die Aufgaben, die nach und nach von den Kollegen an den Rückkehrer delegiert werden. Es kommt einem vor, als ob die Kollegen geradezu darauf lauern würden, dass man an deren Arbeitsplatz vorbeikommt, damit sie einem die ganzen Aufgaben, die sich im laufe der Zeit angesammelt haben, übergeben können.
Die Aufgaben warten
Von einer Führungskraft wird zudem häufig noch erwartet, dass sie bereits in den ersten Stunden Entscheidungen trifft, auf die die Mitarbeiter gewartet haben und sich dadurch Projekte langsam in Zeitverzug befinden, deshalb muss schnell entschieden werden.
Die Ruhe bewahren
Um in diesen Situationen nicht den Kopf zu verlieren gibt es einiges, das man tun kann, doch das wichtigste ist es, die Ruhe zu bewahren. Deine Kollegen konnten jetzt die ganze Zeit auf die Fertigstellung der Unterlagen bzw. die wichtige Entscheidung warten, dann schaffen sie es auch noch zwei, drei Tage länger. Lasse dich nicht dazu hinreißen etwas in Eile fertigzustellen. Wenn die Dinge wirklich wichtig wären, dann hätten die Kollegen oder Mitarbeiter einen anderen Weg gefunden, diese zu erledigen, ohne auf dich warten zu müssen.
Einer meiner Kollegen meinte vor dem Urlaub zu mir: „Ich gehe immer drei Wochen in den Urlaub, da viele Probleme sich nach zwei Wochen eh erledigt haben und nur die wirklich wichtigen nach drei Wochen noch relevant sind.“
04 erfolgreiche Methoden, um entspannt in die Arbeit zu starten
Aufräumen vor dem Urlaub
Nichts ist schöner als ein sauberer Arbeitsplatz. Man kann vor dem Urlaub schon dafür sorgen, dass man am ersten Tag nach dem Urlaub entspannt arbeiten kann, in dem man die notwendige Arbeitsatmosphäre schafft. Sprich, du solltest bevor du in den Urlaub fährst deinen Arbeitsplatz aufräumen, alles unnötige wegschmeißen und sogar einmal gründlich durchputzen. So macht der Anfang schon viel mehr Spaß.
Schaffe Dir Zeiträume
Eine weitere Maßnahme, die du noch vor dem Urlaub machen kannst, ist es dir Terminblöcke einzustellen, in denen du dir Zeit nimmst deine Aufgaben und E-Mails zu bearbeiten. Versuche möglichst Regeltermine abzusagen (diesen einen Tag können deine Kollegen noch auf dich verzichten) und nimm dir die Zeit dein E-Mail Postfach zu bearbeiten. Einige Kollegen empfehlen sogar, den Outlook-Abwesenheitsassistenten einen Tag länger laufen zu lassen und sich so, einen ganzen Tag „für sich“ zu gewinnen.
Konsequente Vertretung
Während deines Urlaubs sollte es eine klare Vertreter-Regelung geben. Spreche also mit deinen Kollegen und Mitarbeitern ab, wer für welche Aufgabe deine Vertretung übernimmt. Teile diese Regelung in deiner Abwesenheitsnotiz allen mit, die etwas von dir wollen. Nach deinem Urlaub ist es dann wichtig, dass du dich entsprechend bei deinen Vertretern erkundigst, was genau in deiner Abwesenheit passiert ist, damit du die Aufgaben nicht doppelt machst.
Sichten und informieren
Die erste Zeit nach dem Urlaub, solltest du damit verbringen, dich bei deinen Kollegen über die neusten Geschehnisse im Betrieb zu erkundigen und deine Aufgaben zu sichten.
Bei der Bearbeitung deiner E-Mails und Aufgaben hilft die 3-Minuten Regel:
- Lösche bzw. archiviere so viele E-Mails wie möglich
- E-Mails und andere Aufgaben, die du innerhalb von 3 Minutenerledigenkannst, SOFORT erledigen:
- Rückruf
- Rückfrage per kurzer E-Mail
- einfache Aufgaben delegieren
- größere Aufgaben auf eine To-Do-Liste setzen:
- ausführliche E-Mails
- größere Aufgaben oder gar Projekte NIEMALS per kurzer E-Mail delegieren
- Recherche für Aufgaben bzw. Stellungnahmen etc.
Wenn du dir so innerhalb der ersten zwei Tage einen Überblick verschafft hast, was genau anliegt und wie die Prioritäten liegen, kannst du effektiv in das „Alltagsgeschäft“ einsteigen und bist dem laufenden Geschäft wieder einen Schritt voraus, statt dauernd drei Schritte hinterher.
