Neulich nahm ich an einer Diskussion teil, in der es um die E-Mail Flut ging. Als ich den Teilnehmern erzählte, dass ich eine 0-Inbox-Strategie verfolge und ich es tatsächlich schaffe, am Ende eines Arbeitstages keine unbearbeiteten E-Mails zu haben, konnten sie es kaum glauben.
Die einhellige Meinung war, dass Outlook eher eine Störung anstatt eines Hilfstmittels für die eigene Produktivität sei. Deshalb möchte ich hier einmal ein paar Tipps aufzeigen, wie man Outlook produktiv einsetzen kann.
Outlook Startbildschirm
1. Setze Zeitblöcke zum Abarbeiten deiner E-Mails
Ich habe es nie bewusst gemacht, aber bei mir ergaben sich 4 Zeitblöcke in denen ich meinen Posteingang durchgehe und die E-Mails abarbeite.
a) morgens zu Beginn meiner Morgenroutine
b) nach dem Frühstück und vor dem ersten Termin
c) nach dem Mittagessen
d) am Abend zu Beginn meiner Abendroutine.
In dieser Zeit gehe ich die E-Mails in meiner Inbox durch und sortiere sie nach dem 3 Minuten Prinzip: Kann ich sie innerhalb von 3 Minuten beantworten oder weiterleiten, so tue ich dies sofort. Brauche ich mehr als 3 Minuten, so markiere ich die E-Mail zur Nachverfolgung. Sie poppt dann im Aufgabenbereich auf und ich kann ihr einen Termin zur Abarbeitung zuteilen.
2. Definiere Regeln
Häufig erhalten wir E-Mails, in denen wir nur als „CC“ benannt sind. Dies sind meistens Nachrichten mit rein informativen Charakter, die keine Aktion meinerseits verlangen. Deshalb habe ich mir eine Regel erstellt, die solche E-Mails automatisch in einen Ordner „Informationen“ verschiebt. Diesen Ordner schaue ich mir nur einmal am Tag oder gar nur alle zwei, drei Tage an. Bei Metabo gibt es einen E-Mail Leitfaden, der vorschlägt, dass rein Informative E-Mails auf ein mindestmaß begrenzt sein sollten und diese in der Betreffzeile mit einem „I:“ gekennzeichnet werden sollten. Solche E-Mails landen ebenfalls in diesem Ordner.
3. Lege Ordner an
Wie ich bereits geschrieben habe, verwende ich mehr Ordner, als die von Outlook standardmäßig angelegten. Meine wichtigsten Ordner sind:
!!Aufgaben
!!Wiedervorlage
sowie diverse Projektspezifische Ordner.
4. Schreibe deine Aufgaben sofort in Outlook
Letztens beschrieb ich, wie ich versuche offene Zyklen zu vermeiden. Ich trage Aufgaben, die ich bekommen habe, sofort in mein Outlook. Somit habe ich immer eine aktuelle To-Do-Liste gepflegt. Das tolle an Outlook ist, dass ich E-Mails zu Aufgaben machen kann und diese Aufgaben dann anschließend in den Kalender ziehen kann. Dies mach ich hauptsächlich mit den großen Aufgaben, wo ich nicht gestört werden will. Ich ziehe sie in meinen Kalender und somit ist die Zeit für Aufgabe geblockt. Die Ausrede „Ich habe soviele Meetings, dass ich nicht mehr zum Abarbeiten der Aufgaben komme.“ entfällt dann….
Aufgaben im Outlook-Kalender
5. Verwende Kategorien
Lange habe ich dieses Feature von Outlook nicht verwendet. Aber in letzter Zeit ist mir bewusst geworden, dass ich durch das farbliche Markieren meiner Mails und der dazugehörigen Aufgaben einen besseren Überblick, über meine Projekte behalte.
Anbei noch ein paar gute Ressourcen zum Thema:
Tastaturkürzel
http://www.zeit-im-griff.de/fileadmin/downloads/outlook_tastenposter.pdf
Outlook on the Desktop
http://www.outlookonthedesktop.com/
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