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Outlook produktiv nutzen

Neulich nahm ich an einer Diskussion teil, in der es um die E-Mail Flut ging. Als ich den Teilnehmern erzählte, dass ich eine 0-Inbox-Strategie verfolge und ich es tatsächlich schaffe, am Ende eines Arbeitstages keine unbearbeiteten E-Mails zu haben, konnten sie es kaum glauben.
Die einhellige Meinung war, dass Outlook eher eine Störung anstatt eines Hilfstmittels für die eigene Produktivität sei. Deshalb möchte ich hier einmal ein paar Tipps aufzeigen, wie man Outlook produktiv einsetzen kann.

Outlook Startbildschirm

1. Setze Zeitblöcke zum Abarbeiten deiner E-Mails

Ich habe es nie bewusst gemacht, aber bei mir ergaben sich 4 Zeitblöcke in denen ich meinen Posteingang durchgehe und die E-Mails abarbeite.
     a) morgens zu Beginn meiner Morgenroutine
     b) nach dem Frühstück und vor dem ersten Termin
     c) nach dem Mittagessen
     d) am Abend zu Beginn meiner Abendroutine.

In dieser Zeit gehe ich die E-Mails in meiner Inbox durch und sortiere sie nach dem 3 Minuten Prinzip: Kann ich sie innerhalb von 3 Minuten beantworten oder weiterleiten, so tue ich dies sofort. Brauche ich mehr als 3 Minuten, so markiere ich die E-Mail zur Nachverfolgung. Sie poppt dann im Aufgabenbereich auf und ich kann ihr einen Termin zur Abarbeitung zuteilen.

2. Definiere Regeln

Häufig erhalten wir E-Mails, in denen wir nur als „CC“ benannt sind. Dies sind meistens Nachrichten mit rein informativen Charakter, die keine Aktion meinerseits verlangen. Deshalb habe ich mir eine Regel erstellt, die solche E-Mails automatisch in einen Ordner „Informationen“ verschiebt. Diesen Ordner schaue ich mir nur einmal am Tag oder gar nur alle zwei, drei Tage an. Bei Metabo gibt es einen E-Mail Leitfaden, der vorschlägt, dass rein Informative E-Mails auf ein mindestmaß begrenzt sein sollten und diese in der Betreffzeile mit einem „I:“ gekennzeichnet werden sollten. Solche E-Mails landen ebenfalls in diesem Ordner.

3. Lege Ordner an

Wie ich bereits geschrieben habe, verwende ich mehr Ordner, als die von Outlook standardmäßig angelegten. Meine wichtigsten Ordner sind: 
!!Aufgaben
!!Wiedervorlage
sowie diverse Projektspezifische Ordner.

4. Schreibe deine Aufgaben sofort in Outlook

Letztens beschrieb ich, wie ich versuche offene Zyklen zu vermeiden. Ich trage Aufgaben, die ich bekommen habe, sofort in mein Outlook. Somit habe ich immer eine aktuelle To-Do-Liste gepflegt. Das tolle an Outlook ist, dass ich E-Mails zu Aufgaben machen kann und diese Aufgaben dann anschließend in den Kalender ziehen kann. Dies mach ich hauptsächlich mit den großen Aufgaben, wo ich nicht gestört werden will. Ich ziehe sie in meinen Kalender und somit ist die Zeit für Aufgabe geblockt. Die Ausrede „Ich habe soviele Meetings, dass ich nicht mehr zum Abarbeiten der Aufgaben komme.“ entfällt dann….

Aufgaben im Outlook-Kalender

5. Verwende Kategorien

Lange habe ich dieses Feature von Outlook nicht verwendet. Aber in letzter Zeit ist mir bewusst geworden, dass ich durch das farbliche Markieren meiner Mails und der dazugehörigen Aufgaben einen besseren Überblick, über meine Projekte behalte.

Anbei noch ein paar gute Ressourcen zum Thema: 

Tastaturkürzel
http://www.zeit-im-griff.de/fileadmin/downloads/outlook_tastenposter.pdf

Outlook on the Desktop
http://www.outlookonthedesktop.com/

How Tos
http://www.howto-outlook.com/howto#general 

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Produktivität

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Über den Autor

Johann Anders wurde 1984 in Danzig geboren, studierte Wirtschafts- ingenieurwesen mit der Fachrichtung Luft- und Raumfahrttechnik und arbeitet nun als Industrial Engineer bei der Firma Metabo, wo er für die Erarbeitung von Arbeitsabläufen nach Lean Prinzipien verantwortlich ist.
Zudem gründete er im Jahr 2012 den Lean Stammtisch Stuttgart, berät mit seinem Kollegen Bernd Albrecht Firmen bei der Einführung von Lean Management Systemen und gründete mit Bernd Albrecht und Manuel Stange das Kata.LAB.

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