Sitzungen sind out

Wenn man Führungskräfte fragt, was die Tätigkeit ist, mit der sie am meisten Zeit verbringen und die sie als am wenigsten produktiv empfinden, so lautet die Antwort häufig: Meetings.

Deshalb möchte ich diese Woche dem Thema Meeting Kultur widmen und Ihnen einige Alternativen zum klassischen Meeting vorstellen.

Was ist ein klassisches Meeting? 

Für mich hat ein klassisches Meeting folgende Eigenschaften:

 – es besteht aus mindestens zwei + X Mitgliedern. Die meisten Meetings bleiben im Allgemeinenen unter der 10               Teilnehmer Grenze,

 – das Thema erfordert den Input aller eingeladenen Teilnehmer bzw. dient deren Information.

Diese zwei Merkmale reichen schon, um ein klassisches Meeting zu beschreiben. Natürlich haben wir ein eigenes Bild, wenn wir an Meetings denken. Meistens ein negatives. Wir verbinden Meetings mit stundenlangen Diskussionen ohne Entscheidungsfindung, Abwesenheit von Schlüsselfiguren für Entscheidungen und zum Beispiel Einladungen zu Meetings bei denen wir keinen Mehrwert beitragen können.

Die 4-W Regel für effektivere Meetings

Um unseren eigenen Alltag mit Meetings etwas effektiver zu gestalten, sollten wir uns immer folgende 4 W-Fragen beantworten, bevor wir ein Meeting einberufen:

 – Was genau soll besprochen werden? Machen Sie sich zu jedem Tagesordnungspunkt einen Vermerk, ob es sich um eine Information, Diskussion oder Entscheidung handelt. Machen Sie sich vor allem klar, ob dieser Punkt wirklich einer Sitzung bedarf, oder schnell in einem Telefonat geklärt werden kann,

– Wer muss dabei sein? Hier gilt: weniger ist mehr. Laden Sie nur diejenigen Personen ein, die einen Beitrag zum Thema leisten können, oder davon betroffen sind. So vermeiden Sie Endlosdiskussionen, da jeder seine Meinung kundtun muss.

– Wann soll der Termin statt finden? Geben Sie den Teilnehmern genug Zeit zur Vorbereitung. Vermeiden Sie Randzeiten, sowohl der Woche, als auch des Tages. Vermeiden Sie Ihr Meeting direkt an eine vorangegangene Besprechung zu setzen. Kleiner Tipp, weichen Sie von den standardmäßigen Zeiten, die Ihnen zum Beispiel Outlook vorschlägt, ab. Beginnen Sie um 14:10 statt um 14:00 Uhr. Hinterfragen Sie auch, ob Sie wirklich eine Stunde (standard in Outlook) benötigen, oder ob nicht 35 Minuten reichen.

– Wo soll das Meeting statt finden? Soll das Meeting wirklich in einem Besprechungsraum abgehalten werden, oder sollten Sie sich lieber vor Ort in der Produktion, dem Verkaufsraum oder der Designabteilung treffen? 

Die Vorbereitung

Wenn Sie sich genug Zeit nehmen diese Fragen zu beantworten, werden Sie weniger Zeit im eigentlichen Meeting aufwänden müssen, da schon die richtigen Leute – im idealfall vorbereitet – an Ihrem Meeting teilnehmen werden.

Im kommenden Post werde ich Ihnen einige interessante Alternativen zum klassischen Meeting aufzeigen.

Die ganze Woche über habe ich Ihnen das Buch von Bernd Geropp Ist die Katze aus dem Haus … vorgestellt.

Bernd Geropp

Heute möchte ich Ihnen den Autor dieses Buches genauer vorstellen. Bernd Geropp ist Geschäftsführercoach, Führungstrainer, Blogger, Podcaster und neuerdings eben auch Buch-Autor. 

Als promovierter Ingenieur der Elektrotechnik gründete er in Aachen ein eigenes Unternehmen, welches er nach einigen Jahren an einen großen Maschinenbaukonzern verkaufte. Er blieb weiterhin im Unternehmen als Manager der mittleren Führungsebene. Nach weiteren acht Jahren stieg er aus der Konzernwelt aus und machte sich als Coach, Berater und Trainer selbständig.

An diesem enormen Erfahrungsschatz lässt er uns mittels seines Blogs www.mehr-fuehren.de/blog und seines sehr gelungenen Podcasts „Führung auf den Punkt gebracht“ teilhaben.

Ich kann Ihnen allen nur wärmstens empfehlen, den Blog und den Podcast zu abonnieren. Sie werden viele Hilfreiche Tipps und schöne Anekdoten finden, die Ihnen in Ihrer täglichen Führungspraxis helfen werden.

In meinem Beitrag vom Montag  stellte ich Ihnen das neue Buch von Bernd Geropp Ist die Katze aus dem Haus … vor. Untertitel dieses Buches ist: „So arbeiten Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich und selbständig“. Im zweiten Kapitel beschreibt der Autor sehr gut, dass man Mitarbeiter nicht extern motivieren kann, sondern durch seine Handlungen eigentlich nur nicht zu demotivieren.

Wenn ein Mitarbeiter sich entschließt in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, hat er neben der extrinsischen Motivation Geld zu verdienen, meistens auch eine intrinsische Motivation, sonst hätte er sich nicht gerade Ihr Unternehmen ausgesucht. 

Der Weg zum Gipfel ist nicht von vornherein erkennbar

Solange die vier untersten Stufen der Maslowschen Bedürfnisspyramide befriedigt werden, können Sie einen Mitarbeiter durch externe Motivatoren wie Geld, Mietwagen oder andere extra Leistungen nur bedingt und vor allem nur kurzfristig reizen (ich sage bewusst nicht motivieren). 

Was aber, wenn Ihre Mitarbeiter soweit abgesichert sind und sich bei Ihnen wohl fühlen? Wie kriegen Sie Ihre Mitarbeiter dazu Ihnen ihre beste Leistung zur Verfügung zu stellen?

 Der Schlüssel heißt für mich: Eine überzeugende Vision.

Sie müssen Ihren Mitarbeitern Ihre höchsteigene Vision von Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung deutlich machen. Wo soll sich das Unternehmen hin entwickeln und vor allem warum? Wollen Sie einfach nur mehr Geld verdienen, oder helfen Sie Ihren Kunden tatsächlich ein für sie wichtiges Problem zu lösen? Diese Aussage gilt übrigens auch für Abteilungsleiter. Machen Sie sich Gedanken, wer Ihre Kunden sind und welche Probleme Ihrer Kunden Ihre Abteilung lösen kann.

Passt diese Vision mit den Vorstellungen der Mitarbeiter überein, so werden sich diese anstrengen diese Wirklichkeit werden zu lassen.  Sie müssen nicht sofort eine Lösung parat haben, wie Sie diese Vision erreichen wollen. Wichtig ist nur, dass Sie eindeutige Zeichen setzen, dass dies Ihr Ziel ist und Sie nicht davon abrücken werden. Diese Zeichen sind zum einen natürlich häufiges Kommunizieren der Vision und zum anderen Handlungen, die den Weg zur Erreichung der Vision ebnen.

Vergessen Sie dabei nicht; man kann nicht zu viel kommunizieren. Reden Sie bei jeder Gelegenheit über die Vision und beziehen Sich sich bei aktuellen Problemen und Diskussionen immer auf die Vision. Ihre Handlungen und Entscheidungen sollten Sie ebenfalls immer auf die Vision abstimmen. Wo fließen wichtige Ressourcen hin? Helfen die im Budget für das nächste Jahr festgelegten Maßnahmen bei der Erreichung der Vision?

Ihre Mitarbeiter werden schnell merken, wenn Sie zwar viel über die Vision reden, aber nur wenige Ihrer Entscheidungen dabei helfen die Vision Wirklichkeit werden zu lassen.

Nun ist es an Ihnen, wie sieht Ihre Vision für Ihre(n) Abteilung / Unternehmen / Blog / Verein aus?

Ich würde mich freuen, wenn Sie sich bereit erklären Ihre Vision mit uns in der Kommentaren zu teilen und so anderen als Inspiration zu dienen.

Bücher über Mitarbeiterführung gibt es wie Sand am Meer und nur die wenigstens besitzen den inhaltlichen Wert, den der Autor und der Verlag auf dem Klappentext versprechen.

Dies ist bei Bernd Geropps Buch Ist die Katze aus dem Haus …: So arbeiten Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich und selbstständig anders.

In 9 unterhaltsam geschriebenen Kapiteln leitet der Autor die Führungskraft an, eine gute Beziehung zu seinen Mitarbeitern auf zu bauen.
Es geht hierbei weniger darum, zu beschreiben, wie man sich die Sympathie der Mitarbeiter sichert und sie so dazu bringt, das zu machen, was man möchte. Viel mehr erwarten Mitarbeiter eine klare Führung bei gleichzeitigen Freiraum zur Entfaltung.

Angenehm ist es, dass der promovierte Ingenieur sichtbar keine wissenschaftliche Abhandlung über das Thema verfassen wollte, sondern eine von Praxisbeispielen gespickte Anleitung entwarf, wie man als Führungskraft den Spagat zwischen Freiraum und klaren Ansagen bewerkstelligt.

Jedes Kapitel beginnt mit einer aus dem Maschinenbau stammenden Analogie zu zwischenmenschlichen Beziehungen. Dies mag für einige etwas befremdlich wirken, richtet sich aber meiner Meinung nach genau an die Klientel dieses Buches: Den typischen Ingenieur, der mit seinem technischen Sachverstand ein Unternehmen aufgebaut hat und nun an der Schwelle zum Unternehmer steht und nun Aufgaben bewältigen muss, auf die ihn seine technisch fokussierte Ausbildung nicht vorbereitet hat. Hier machen dem Techniker solche Analogien das Betreten des für ihn Ungewohnten leichter.

Die Praxisbeispiele liefern interessante Einblicke in die Denkweisen von Führungskräften und vor allem deren Mitarbeitern und zeugen von der langjährigen Erfahrung des Autors als Unternehmer und Coach. Häufig ertappt man sicher selber dabei zu denken ‚ja genau das habe ich auch erlebt‘.

Die herausgehobenen Tipps ermöglichen schon beim Durchblättern die Kern-Essenz des Kapitels zu erfassen. Hierbei hilft ebenfalls die Zusammenfassung am Ende eines jeden Kapitels. Diese beiden Hilfsmittel ermöglichen es dem Leser dieses Buch als Nachschlagewerk zu benutzen.

Meine Empfehlung lautet deshalb, dass dieses Buch nach einmaligen Lesen nicht im Bücherregal verstauben sollte, sondern lieber immer griffbereit in der Schreibtischschublade abgelegt wird, um eine ständige Reflexion der eigenen Handlungen zu ermöglichen.