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Sehen Lernen - Lean, Produktivität und Selbstmanagement

Lean Einführung von Anwendern für Anwender

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One Piece Flow bringt nur Probleme … zum Vorschein!

Letzte Woche hat Metabo unsere neuste Winkelschleifergeneration vorgestellt. Die ersten Kundenrückmeldungen sind sehr viel versprechend und die Bestellungen trudeln nur so ins Haus.

Dies bedeutet für unser Order Fullfillment eine große Herausforderung, da wir die geplanten Stückzahlen und einen zusätzlich höheren Bedarf decken müssen.

Wie bei jedem Produktanlauf haben auch wir Störungen im Ablauf, sei es an Betriebsmitteln, in der Materialversorgung oder durch die Anlernkurve des Personals. Diese Probleme können durch gute Planung und Vorbereitung zwar minimiert werden, aber gänzlich abschalten wird man diese nicht können.

One-Piece-Flow

Das Besondere an unseren neuen Montagesystemen ist, dass wir nach striktem One-Piece-Flow arbeiten. Dies bedeutet, dass das Produkt von einem Platz zum nächsten übergeben wird, ohne, dass zwischen beiden Plätzen noch eine Ablage für Puffer-Maschinen eingefügt ist.

Treten nun Störungen im Montageablauf auf, werden diese sehr schnell sichtbar. Kann eine Person nicht weiter montieren, so stehen aufgrund der fehlenden Puffer bald alle anderen Personen im System. Dies wiederum führt am Ende des Tages zu einer schlechten Produktivität, da in der Zeit, in der die Störung auftritt nicht weiter produziert werden kann. Früher als noch Puffer vorhanden waren, konnten die nachgelagerten Plätze weiter arbeiten und nach beheben der Störung musste sich der betroffene Platz halt ein bisschen mehr anstrengen, um die Puffer wieder aufzufüllen. So hatte das System am Ende des Tages eine bessere Produktivität.

Problem an dem letzteren Vorgehen war allerdings, dass Störungen nicht nachhaltig abgestellt wurden. Das Management setzte keine Priorität auf das Abstellen der Störungen, da ja die geforderte Produktivität erreicht wurde. Dass die betroffenen Mitarbeiter durch Störungen andauernd gezwungen waren „sich halt ein bisschen mehr anzustrengen“, störte das Management nicht. Man war nur verwundert, warum die Mitarbeiter nach einiger Zeit über Überbelastung klagten.

Durch das konsequente Montieren nach One Piece Flow, werden die auftretenden Störungen nun 1:1 in den Kennzahlen widergespiegelt und das Management ist gezwungen zu reagieren.

Erst kürzlich hörte ich von einer vorgesetzten Person deshalb folgende Aussage: „Jetzt sieht man endlich, dass One Piece Flow nur in der Theorie funktioniert, in der Praxis haben wir nur Probleme damit!“

Probleme aufzeigen

Wie viele andere der Lean Methoden (5S, Kanban) ist One Piece Flow in erster Linie ein Instrument, um Probleme sichtbar zu machen. Die Störungen, die wir nun eins zu eins in der niedrigen Systemproduktivität sehen, wären auch bei einem „gepufferten“ System vorgekommen, nur wären sie nie bis zum Management gelangt und die Montagemannschaft, wäre mit den Problemen allein gelassen worden.

Von daher muss ich dem Vorgesetzten sogar recht geben: Das Management hat nun Probleme damit! Endlich werden Störungen nicht mehr auf dem Rücken der Mitarbeiter ausgetragen. Die verbesserte Transparenz zwingt die Führungskräfte Maßnahmen einzuleiten, wie Störungen im Ablauf nachhaltig abgestellt werden können.

Probleme sind Schätze

Nie vergessen darf man dabei, dass die Störungen in beiden Szenarios aufgefallen sind und somit das gleiche Geld verloren gegangen ist, allerdings bietet das Szenario One Piece Flow die Möglichkeit / den Druck die Störungen nachhaltig abzustellen und somit dieses verlorene Geld in Zukunft zu sparen. Von daher gilt mein Lieblingsspruch:

„Probleme sind Schätze.“

Kategorie: Blog, Lean Management Stichworte: Change to Kaizen, Ganzheitliche Produktionssysteme, Kaizen, KVP, Lean, PDCA, Produktivität, TPS

Meine Lieblingsblogs zum Thema Produktivität

Post It:

Blog Notiz

Als aktiver Blogger bin ich natürlich auch Konsument dieses Mediums. Die Tatsache ist, dass ich mittlerweile so viele Blogs abonniert habe, dass ich am Tag gar nicht mehr dazu komme alles zu lesen und ich selektieren muss, was ich jetzt lese, was ich für später speichere und was ich gar nicht lesen werde.

Ich würde sagen, dass mein Wissen zu bestimmten Themen fast hauptsächlich auf Blogs basiert. Finde ich dort etwas, das mich interessiert, speichere ich den Blogartikel in Evernote und recherchiere im Internet nach weiteren Quellen.

Dies ist auch ein Tipp, den ich hier los werden möchte: Niemals nur auf die Ressource Blog vertrauen. Man darf nie vergessen, dass Blogs in erster Linie Meinungen Einzelner sind, seien die Artikel auch noch so wissenschaftlich aufgemacht. Eine gesunde Portion Skepsis ist immer angebracht.

Nichts desto trotz, möchte ich euch heute meine Lieblingsblogs zum Thema Produktivität und Führung näher bringen.

 

1. www.mehr-fuehren.de von Bernd Geropp.
Schon im vergangenem Jahr habe ich Dir den Blog und das Buch von Bernd Geropp vorgestellt. Als ehemaliger Unternehmensgründer und spätere Führungskraft im Konzernumfeld, kennt Bernd Geropp die vielen kleinen Probleme einer Führungskraft und entwickelt als Führungskräfte-Trainer effektive Maßnahmen gegen diese. In seinem Blog und seinem Podcast gibt er uns einen Einblick in diese Tools und Verhaltensweisen.

2. www.imgriff.com von der Blogwerk AG.
Imgriff ist eine Sammlung von Artikeln unterschiedlicher Autoren zum Thema Produktivität. Die Themen handeln vom Großen und Ganzem („Wie wende ich die GTD-Methode erfolgreich an“) bis zu kleinen Tipps, Tricks und Tools. Ich entdecke dort immer wieder neue Impulse, um neue Sachen auszuprobieren.

3. www.michaelhyatt.com von Michael Hyatt.
Den Podcast von Michael Hyatt habe ich letzte Woche schon vorgestellt. Als erfolgreicher Autor, Blogger und ehemaliger CEO eines Verlages hat Michael Hyatt von Natur aus viele Themen, zu denen er schreiben kann. Sein Blog ist sehr gut strukturiert, so dass es einfach ist Artikel zu den bestimmten Themen Produktivität oder Führung zu finden. Durch Michael Hyatt bin ich selber auf Evernote und andere „Produktivitäts-Apps“ gestoßen. Ein wirklich inspirierender Blog.

4. www.dottotech.com
Dottotech ist eigentlich eine Radio / Youtube Show. Themen sind Apps, Programme und Tipps und Kniffe, wie man mit diesen Programmen produktiver arbeitet. Für mich eine wirklich gute Quelle, um das volle Potential der von mir verwendeten Programme zu heben.

5. Evernote für Pfiffige von Herbert Hertramph
Ein sehr guter Blog zum Thema Evernote. Hier findet man immer die neusten Möglichkeiten, die Evernote bietet und man erfährt viele kleine Kniffe, wie man mit Evernote noch effektiver arbeiten kann. Sehr zu empfehlen ist auch das Buch von Herbert Hertramph: Mit Evernote Selbstorganisation und Informationsmanagement optimieren

6. www.selbst-management.biz von Thomas Mangold
Der Blog der deutschsprachigen Evernote Koryphäe Thomas Mangold. Wirklich sehr zu empfehlen, wenn Du mehr zum Thema Evernote und Produktivität erfahren willst. Sein Buch Evernote – Mein Life-Management-Tool half mir beim Einrichten meiner Evernote-Struktur, auch wenn ich nicht alles so machen, wie darin beschrieben, haben mir die vielen Tipps geholfen.

7. www.blatternet.de von Ivan Blatter
Auch hier wieder ein Blog zu einem Podcast, den ich bereits empfohlen habe. Ivan Blatter beschreibt mit seinem „Anti-Zeitmanagement“ eine andere Art, wie man mit der Zeit umgehen kann und was man vor allem mit der gewonnen Zeit machen kann. Toll geschriebene Artikel und ein wunderbarer Podcast.

Dies meine 7 Tipps zum Thema Führungs- bzw. Produktivitätsblogs. Ich kann die hier genannten jedem wärmstens ans Herz legen und würde mich freuen, wenn Du Deine Lieblingsblogs in den Kommentaren zu diesem Artikel mit uns teilst.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Blog, Produktivität, Quellen

LMS ::: Teamwork

If you want to go fast, go alone. If you want to go far, go together. (African proverb)

Grundprinzipien LMS

Grundprinzipien eines Lean Management Systems

In der Reihe der Grundprinzipien eines Lean Management Systems (LMS) möchte ich Dir heute das Thema „Teamwork“ näherbringen. Hierbei gibt es zwei Arten von Teamwork zu beachten. Zum einen das Arbeiten in Teams über Abteilungsgrenzen hinweg zum anderen das Teamwork im Sinne von Gruppenarbeit.

In einer schlanken Organisation wird besonderes Augenmerk darauf gerichtet, dass sich das Unternehmen als Ganzes verbessert und es nicht zu den üblichen Optimierungen auf Kosten anderer kommt. Das abteilungsübergreifende Denken findet zum Beispiel in der Methode des Wertstromdesigns abbildung. Es wird der gesamte Wertstrom von Lieferant bis Kunde betrachtet und versucht zu optimieren. Die Produktivität einzelner Bereiche ist weniger wichtig, als die Gesamtproduktivität des Wertstroms. Ebenso sind im Entwicklungsprozess bereits zu einer frühen Phase alle betroffenen Abteilungen im Entwicklungsteam vertreten, um ihre Ansicht zum Projekt einzubringen. Es wird immer darauf geachtet, das Richtige für das Unternehmen zu tun und nicht für die eigene Abteilung.

Eine andere Art von Teamwork findet auf dem Shopfloor statt. Hier werden Teams als abgeschlossene Einheit von Mitarbeitern definiert, die eine Aufgabe selbstständig und eigenverantwortlich bearbeiten, ähnlich der Definition der Gruppenarbeit im Sinne des §87 BetrVG  „Gruppenarbeit im Sinne dieser Vorschrift liegt vor, wenn im Rahmen des betrieblichen Arbeitsablaufs eine Gruppe von Arbeitnehmern eine ihr übertragene Gesamtaufgabe im Wesentlichen eigenverantwortlich erledigt“.

Hier wird vor allem wird die Selbstständigkeit der Gruppe betont. Methoden wie TPM oder Kanban sollen es dem Team ermöglichen, autark von zentralen Bereichen wie Instandhaltung und Fertigungssteuerung zu arbeiten.Weiter sollen sich diese Teams auch selbst verwalten und verbessern. Die Kernidee ist, dass eine Mannschaft, die für längere Zeit zusammen arbeitet, sich selbst organisiert und ständig verbessert eine schlagkräftige Einheit bildet, ähnlich den dezentral agierenden Spezialeinsatzkommandos in vielen Armeen der Welt. Ziel ist es viele starke dezentrale Teams zu besitzen, die sich selbst verwalten und so einen Großteil des traditionell vorhandenen Overheads zu vermeiden.

Kategorie: Blog, Lean Management Stichworte: Ganzheitliche Produktionssysteme, Gemba, Kaizen, Kanban, KVP, Lean, LMS, Produktivität

Warum Du Podcasts und Audiobooks hören solltest

Jeden morgen, wenn ich zur Arbeit fahre, höre ich Podcasts. Jedes mal, wenn ich joggen gehe, höre ich Podcasts. Jedes mal, wenn ich längere Strecken in öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklege, höre ich Podcasts. Jedes mal, wenn ich bügel (ja jetzt hab ich mich geoutet), höre ich Podcasts.

Da ich weiß, dass ich die vielen Informationen um mich herum niemals allein durch lesen konsumieren kann, habe ich mir angewöhnt, einige Informationen einfach nicht mehr zu lesen, sondern zu hören. Deshalb höre ich Podcasts anstatt Blogs zu lesen und höre Hörbücher, statt die Bücher zu lesen.

Warum ich Podcasts höre

  1. Podcasts sind zumeist kostenlos. Sie sind aufgebaut wie Radiosender. Jemand stellt eine bestimmte Episode online, die sich überall auf der Welt jeder kostenlos anhören kann.

  2. Es gibt Podcasts zu nahezu jedem Thema. Ich selbst höre Podcasts zu Themen wie Produktivität, Zeitmanagement, neue Technologien, Social Media und Blogs und natürlich Lean.

  3. Podcasts kann man abonnieren. Das heißt für mich, dass ich nicht aktiv nach folgen von verschiedenen Sendungen suchen muss. Sobald ich einen Podcast abonniert habe, erhalte ich jedes mal, wenn eine neue Episode online gestellt wird eine Nachricht, so dass ich mir die Episode auf mein Smartphone downloaden kann.

  4. Wie ich schon angedeutet habe, kann ich Podcasts und Hörbücher neben bestimmten Tätigkeiten hören. Ein Buch während der Autofahrt zu lesen, ist zum Beispiel keine besonders gute Idee, während ich sehr wohl einem Podcast zu hören kann. Gerade beim Joggen und Autofahren empfinde ich es als entspannend einem guten Audiobook zu zuhören.

  5. Ich kann so ziemlich überall Podcasts oder Hörbücher hören, da ich sie immer auf meinem Smartphone dabei habe. Wenn ich zum Beispiel einkaufen gehe, nehme ich mein Smartphone mit, da sich darauf meine Einkaufsliste befindet. Gehe ich den Weg zu Fuß, so kann ich mir die Zeit durch das Hören einer guten Episode verkürzen.

  6. Podcasts und Hörbücher als Coaching ansehen. Viele der Podcasts, die ich höre, sind in der Art gestaltet, dass sie einen direkt ansprechen und manchmal sogar Hausaufgaben aufgeben. Ich sehe diese Art von Podcasts und guten Hörbüchern als Art Mentor, ohne, dass ich hierfür einen Coach oder ähnliches anheuern müsste.

  7. Viele bekannte Autoren im Bereich Management, Produktivität und Lean betreiben eigene Podcasts. So erhält man einen direkten Zugang zu Ihren Ideen. Genauso gerne höre ich mir Autobiografien als Hörbuch an, da ich so das Gefühl bekomme, als würde Der- oder diejenige mir direkt ihre Geschichte erzählen.

Ich kann dir wirklich nur empfehlen, lade dir eine Podcasting App auf dein Smartphone und suche nach Themen, die dich interessieren. Lade dir Audible oder einen anderen Audiobook Player herunter und fange an, die Bücher zu hören, die du schon immer mal lesen wolltest, aber keine Zeit dazu hattest.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Blog, Produktivität

6 Gründe warum Du Evernote brauchst

Evernote Dashboard

Ich habe Evernote bereits in einigen vergangenen Posts erwähnt. Es ist ein kostenloses cloud-basiertes Programm zum Sortieren der eigenen Gedanken und Notizen. Zudem läuft es auf ziemlich jedem Betriebssystem Windows, Android, MacOS und web-basiert im Webbrowser und lässt sich somit fast überall benutzen.

In diesem Beitrag möchte ich Dir kurz ein paar Gründe für die Nutzung von Evernote geben:

  1. Wie bereits erwähnt sind alle Notizen schnell und einfach erreichbar. Wer früher eine Zettelwirtschaft führte und sich immer wieder ärgerte, dass er die Notiz oder das Notizbuch gerade nicht dabei hat, hat heute sein Tablet oder Smartphone in der Tasche und kann sofort auf alle Notizen zugreifen.
  2. Das erstellen der Notizen ist einfach und schnell. Evernote bietet für die geläufigen Browser Erweiterungen an, mit denen man Internetseiten, die man interessant findet, mit zwei Mausklicks in den entsprechenden Evernote Ordner ablegt. Auch auf dem Handy kann man mit dem Evernote Widget schnell Notizen machen. Zudem bietet das Widget die Möglichkeit Fotos zu machen, Dokumente zu scannen, Sprache zu Text Notizen und reine Sprachnotizen abzulegen, ein wirklich gutes Tool, wenn man unterwegs ist und schnell etwas abspeichern möchte.
  3. Die Notizen können in Notizbüchern sortiert werden, so dass man seine Sammlung an Notizen nach Themen ordnen kann. Eine weitere Möglichkeit Ordnung in die Notizen zu bringen ist, diese zu „taggen“ also ihnen eine Kategorie zuzuweisen. Eine Kategorie kann mehreren Notizen aus mehreren Notizbüchern zugeordnet werden, so kann man auch komplexe Strukturen gut abbilden.
  4. Das Teilen von Notizbüchern ermöglicht es mit anderen Leuten zusammen zu arbeiten. In der kostenlosen Version von Evernote kann man ein gemeinsames Notizbuch anlegen, an dem alle volle Lese- und Schreibberechtigungen haben, in der kostenpflichtigen Version, kann man all seine Notizbücher auf diese Weise teilen. Durch das Teilen ist es möglich mit anderen an einem Projekt zu arbeiten und alle auf dem gleichen Stand zu halten.
  5. Mit jedem Evernote Account erhält man eine eigene Evernote-Email Adresse, die es ermöglicht, E-Mails in Evernote abzuspeichern. Buche ich zum Beispiel einen Flug online, so erhalte ich eine E-Mail Bestätigung, die ich direkt an meinen Evernote Account in den Ordner „Reisen“ weiterleite und mit einem Code „FRA-LHR“ versehe. Dies alles kann ich mittels einer codierten Betreffzeile machen, wie genau findest Du in diesem Artikel.
  6. Die Erinnerungsfunktion von Evernote ermöglicht es Dir, Notizen mit einer Erinnerung zu versehen, so dass du von Evernote daran erinnerst wirst, die entsprechende Aufgabe zu erledigen. Rein theoretisch kannst du Evernote so zu einer To-Do-App ausbauen. Wie das geht findest du hier. Ich persönlich benutze eine andere App, da ich es in Evernote doch recht umständlich finde, aber vielleicht ist es ja was für Dich.

Dies soll’s für heute gewesen sein. Ich hoffe, ich konnte Dir ein paar Tipps zum Thema Evernote geben. Meiner Meinung nach ist es ein unverzichtbares Tool zur Produktivitätssteigerung.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Evernote, Produktivität

Outlook produktiv nutzen

Neulich nahm ich an einer Diskussion teil, in der es um die E-Mail Flut ging. Als ich den Teilnehmern erzählte, dass ich eine 0-Inbox-Strategie verfolge und ich es tatsächlich schaffe, am Ende eines Arbeitstages keine unbearbeiteten E-Mails zu haben, konnten sie es kaum glauben.
Die einhellige Meinung war, dass Outlook eher eine Störung anstatt eines Hilfstmittels für die eigene Produktivität sei. Deshalb möchte ich hier einmal ein paar Tipps aufzeigen, wie man Outlook produktiv einsetzen kann.

Outlook Startbildschirm

1. Setze Zeitblöcke zum Abarbeiten deiner E-Mails

Ich habe es nie bewusst gemacht, aber bei mir ergaben sich 4 Zeitblöcke in denen ich meinen Posteingang durchgehe und die E-Mails abarbeite.
     a) morgens zu Beginn meiner Morgenroutine
     b) nach dem Frühstück und vor dem ersten Termin
     c) nach dem Mittagessen
     d) am Abend zu Beginn meiner Abendroutine.

In dieser Zeit gehe ich die E-Mails in meiner Inbox durch und sortiere sie nach dem 3 Minuten Prinzip: Kann ich sie innerhalb von 3 Minuten beantworten oder weiterleiten, so tue ich dies sofort. Brauche ich mehr als 3 Minuten, so markiere ich die E-Mail zur Nachverfolgung. Sie poppt dann im Aufgabenbereich auf und ich kann ihr einen Termin zur Abarbeitung zuteilen.

2. Definiere Regeln

Häufig erhalten wir E-Mails, in denen wir nur als „CC“ benannt sind. Dies sind meistens Nachrichten mit rein informativen Charakter, die keine Aktion meinerseits verlangen. Deshalb habe ich mir eine Regel erstellt, die solche E-Mails automatisch in einen Ordner „Informationen“ verschiebt. Diesen Ordner schaue ich mir nur einmal am Tag oder gar nur alle zwei, drei Tage an. Bei Metabo gibt es einen E-Mail Leitfaden, der vorschlägt, dass rein Informative E-Mails auf ein mindestmaß begrenzt sein sollten und diese in der Betreffzeile mit einem „I:“ gekennzeichnet werden sollten. Solche E-Mails landen ebenfalls in diesem Ordner.

3. Lege Ordner an

Wie ich bereits geschrieben habe, verwende ich mehr Ordner, als die von Outlook standardmäßig angelegten. Meine wichtigsten Ordner sind: 
!!Aufgaben
!!Wiedervorlage
sowie diverse Projektspezifische Ordner.

4. Schreibe deine Aufgaben sofort in Outlook

Letztens beschrieb ich, wie ich versuche offene Zyklen zu vermeiden. Ich trage Aufgaben, die ich bekommen habe, sofort in mein Outlook. Somit habe ich immer eine aktuelle To-Do-Liste gepflegt. Das tolle an Outlook ist, dass ich E-Mails zu Aufgaben machen kann und diese Aufgaben dann anschließend in den Kalender ziehen kann. Dies mach ich hauptsächlich mit den großen Aufgaben, wo ich nicht gestört werden will. Ich ziehe sie in meinen Kalender und somit ist die Zeit für Aufgabe geblockt. Die Ausrede „Ich habe soviele Meetings, dass ich nicht mehr zum Abarbeiten der Aufgaben komme.“ entfällt dann….

Aufgaben im Outlook-Kalender

5. Verwende Kategorien

Lange habe ich dieses Feature von Outlook nicht verwendet. Aber in letzter Zeit ist mir bewusst geworden, dass ich durch das farbliche Markieren meiner Mails und der dazugehörigen Aufgaben einen besseren Überblick, über meine Projekte behalte.

Anbei noch ein paar gute Ressourcen zum Thema: 

Tastaturkürzel
http://www.zeit-im-griff.de/fileadmin/downloads/outlook_tastenposter.pdf

Outlook on the Desktop
http://www.outlookonthedesktop.com/

How Tos
http://www.howto-outlook.com/howto#general 

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Produktivität

4 Wege wie Du offene Zyklen vermeidest

Ein Blick auf Deinen Kalender zeigt dir, dass du diese Woche nur von Termin zu Termin hetzen wirst. Deine To-Do-Liste quilt vor Aufgaben über und an ein Abarbeiten ist gar nicht zu denken. An Deinen Posteingang möchtest du gar nicht erst denken und dann ist da noch das Feedbackgespräch mit einem schwierigen Mitarbeiter von Dir….
All diese Dinge wirbeln Dir den ganzen Tag im Kopf herum und du kannst dich kaum auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren, sie werden auch als „offene Zyklen“ bezeichnet.

Offene Zyklen sind Energiefresser

Vielleicht ist dir schonmal aufgefallen, dass je mehr unerledigte Sachen Du vor Dir herschiebst, desto weniger bekommst du von ihnen erledigt. Dies liegt nicht an der schieren Menge der offenen Zyklen, sondern daran, dass sie deine Energie völlig vereinnahmen und Du Deine volle Leistungsfähigkeit nicht ausschöpfen kannst. Das Problem ist, dass sich dann immer mehr offene Zyklen ansammeln und Du gerätst in einen Teufelskreis.

Hier hilft nur eins, gehe die Dinge an! Im folgenden möchte ich dir ein paar simple Tipps geben, wie du offene Zyklen vermeiden bzw. bewältigen kannst:

  1. Schreibe Dir Ideen, Aufgaben, Gedanken sofort auf
    Wenn Du deine Ideen und Gesprächsnotizen sofort irgendwo niederschreibst, sind sie aus Deinem Gehirn raus und den hast „den Kopf frei“ für andere Sachen. Ich selbst habe insgesamt 3 Notizbücher (Hosentasche, Jackentasche, Arbeitsnotizbuch) und meine Evernote App, in die ich möglichst alles reinschreibe, was ich noch zu erledigen habe. So muss ich nicht den ganzen Tag daran denken, es bloß nicht zu vergessen.

    Notizbücher helfen



  2. Halte Dich bei E-Mails an die 3 Minuten Regel. Wenn Du Deinen Posteingang bearbeitest, solltest Du jede E-Mail danach beurteilen, ob Du sie innerhalb von 3 Minuten bearbeiten kannst. Bearbeiten heißt hierbei:
    • innerhalb von 3 Minuten antworten
    • die Aufgabe innerhalb der E-Mail delegieren
    • lesen und archivieren.

      Solltest Du dies nicht innerhalb von 3 Minuten schaffen, weil Du zum Beispiel noch etwas recherchieren musst, um die E-Mail zu bearbeiten, dann erstelle Dir eine Aufgabe mit einem Endtermin und speichere sie in deiner To-Do-Liste. So hast Du den offenen Zyklus aus deinem Kopf und in deiner To-Do-Liste, die du regelmäßig abarbeitest.

  3. Führe eine To-Do-Liste, in der all deine Aufgaben gelistet sind mit Fälligkeitsdatum und Aufgabenbeschreibung. Sie hilft Dir eine Übersicht über Deine Aufgaben zu behalten und Dir Orientierung zu geben, wie viel Zeit Du für Aufgaben einplanen musst. In meinem Outlook für ich eine Aufgabenliste, die nach Datum und Projekt sortierbar ist. Zudem schiebe ich meine Aufgaben in meinen Kalender, so dass ich mir bewusst bin, dass ich für diese Aufgabe an diesem Tag Zeit einplanen muss.

  4. Eat the frog – diese Methode bezeichnet, dass Du am Anfang des Tages entweder eine besonders große oder unangenehme Aufgabe erledigen solltest. Das Abarbeiten dieser Aufgabe gibt Dir einen solchen Schub für den Rest des Tages, dass es Dir leichter fällt andere Aufgaben zu erledigen. Die schwerwiegende Aufgabe ist dann nicht mehr als Energiefresser in deinem Kopf gespeichert.

Ich hoffe diese Methoden helfen Dir ein wenig, deine offenen Zyklen zu verringern und deine Zeit proaktiv selber bestimmen zu können.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Change Management, Leadership, Produktivität, Ziele

Mein Ziel-Planung-System

Ziele planen!

Kurse, Blogs und Podcasts zum Thema Selbst- bzw. Zeitmanagement sprießen schon seit längerer Zeit aus dem Boden und ich bin mir sicher, dass viele der Leser dieses Blogs ihre eigenen Methoden und Tools zu diesem Thema haben. Vor allem, da die meisten ein ähnliches Schicksal teilen werden. Der Tag hat nur 24 Stunden und wir müssen zusehen, wie wir diese Zeit möglichst effektiv und effizient nutzen.

Wohin ich will

Grundlage all meiner Methoden und Anstrengungen ist meine Lang-, Mittel-, und Kurzfristplanung, welche ich mittels Evernote festschreibe. Dies ist übrigens ein wichtiger Punkt: Schreibe deine Ziele immer irgendwo schriftlich nieder, da diese so besser im Bewusstsein verankert werden.

In der Langfristplanung stehen Ziele drin, die ich „irgendwann“ in meinem Leben erreicht haben will. Hierbei achte ich darauf, dass ich diese Ziele nicht auf die lange Bank schiebe. Dies ist ein häufig auftretendes Problem, wir schieben unsere Ziele immer weiter vor uns her, da wir jetzt gerade „zu jung“ sind, „zu wenig Geld“ haben, oder es gerade einfach nicht der „richtige Zeitpunkt“ ist. Aufgrund dessen überlege ich mir jedesmal, ob ein Langfristziel wirklich in diese Kategorie gehört, oder ob ich es auch schon früher erreichen kann. Des Weiteren versehe ich meine langfristigen Ziele mit einer Jahreszahl, bis wann ich diese erreicht haben will.

In der englischsprachigen Literatur wird solch eine Liste auch als Bucketlist bezeichnet. Auch beliebt sind „1000 Dinge, die ….“ Listen.

Aus diesen Langzeitzielen leite ich mittelfristige Ziele ab, die es mir ermöglichen die langfristigen zu erreichen. So ist eines meiner „Lebensziele“ ein Haus (genau definiert mit Anzahl Zimmern, Garage, Werkstatt etc.) zu besitzen. Hierfür leite ich mittelfristige Ziele ab, wie etwa das Ansparen eines bestimmten Eigenkapital-Betrags, der mir die Finanzierung dieses Vorhabens erleichtern wird.

Mittelfristige Ziele müssen sich nicht zwangsläufig aus langfristigen ableiten. Es gibt in meiner Liste auch Ziele, die keinem langfristigen Ziel dienen, wo ich einfach der Meinung bin, diese gerne erreichen zu wollen und diese mittelfristig erreichbar sind.
Hierunter fallen zum Beispiel Reisen zu bestimmten Gegenden auf der Welt, wie etwa Japan (für einen Lean Thinker eine Selbstverständlichkeit ). Eine Sprache zu erlernen wäre für mich ein weiterer Punkt, der auch auf die mittelfrist-Liste gehört.

Wo ich bei langfristigen Zielen nur darauf geachtet habe, dass sie definiert und halbwegs zeitlich festgelegt sind. So liegt mein Augenmerk bei den Mittelfristzielen drauf, diese nach der SMART-Methode zu gestalten:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert /Erreichbar
  • Realistisch
  • Terminiert

Will ich also eine Sprache erlernen, so lautet mein Ziel: Ich will Italienisch lernen und das Level A2 innerhalb von einem halben Jahr beginnend heute (also 12.06.2014) erreichen und mittels eines Tests verifizieren.

Auf den ersten Blick erscheint dies ziemlich umständlich zu sein, sich so genaue Gedanken zu jedem einzelnen Ziel zu machen. Aber meine Erfahrung ist, dass ich ohne diese SMARTEn Ziele, leicht vom Pfad meiner Zielerreichung abkomme. Des Weiteren ermöglicht es mir diese Methode Maßnahmen abzuleiten, die ich in meine Monats- und Wochenplanung einbauen kann.

So erstelle ich aus diesen Zielen Monats- oder Wochenziele oder Aufgaben, die ich mittels Checklisten und Key Performence Indicators (KPI) tracken kann. So kann ich mein Gewicht in einer Tabelle aufnehmen, mein angespartes Guthaben jeden Monat mit dem Soll-Zustand vergleichen, welches ich bis zu dem Zeitpunkt angespart hätte haben sollen, oder auch zum Beispiel vergleichen, ob ich es geschafft habe, die angekündigten wöchentlichen Blogposts tatsächlich zu schreiben.

Feste Termine helfen bei der Planung

Da sich unser Leben dynamisch entwickelt, ist es notwendig sich regelmäßig Zeit zu nehmen, um die Ziele und deren Erreichung kritisch zu hinterfragen. Für die Überarbeitung meiner langfristigen Ziele bieten sich der Jahresabschluss, also die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr, sowie die Urlaubszeit im Sommer an. In dieser Zeit ist es mir möglich aus dem Alltagsgeschehen auszubrechen und mir Zeit und Ruhe zu gönnen, um intensiv über meine Ziele nach zu denken.

Hier gehe ich meine Ziele durch und schaue nach, ob sich in der Zwischenzeit etwas verändert hat, das mich näher an die Zielerreichung gebracht hat, oder mich gar weiter davon entfernt hat. Genauso hinterfrage ich jedes einzelne Ziel, ob es noch aktuell ist, oder sich geändert oder gar ganz erledigt hat. 

Meine Mittelfristziele gehe ich mindestens einmal im Quartal durch, um die KPIs auszuwerten und den Zielerreichungsgrad einzuschätzen. Daraus kann ich dann wieder Maßnahmen ableiten, um meine Ziele wie gewünscht zu erreichen. Gleichzeitig überprüfe ich, ob sich die Priorität meiner Ziele verändert hat, ob ich Ziele erreicht habe (und wie ich deren Nachhaltigkeit gewährleisten will), oder ob Ziele hinzugekommen sind, für die es nun gilt, Maßnahmen und kurzfristige Ziele abzuleiten.

Kurzfristige Ziele verfolge ich mittels Aufschrieben und Checklisten jeden Tag. Ich habe mir hierfür mehrere Checklisten in Evernote angelegt, die ich entweder in meiner Morgen- oder Abendroutine durchgehe.

Dieser Artikel ist schon länger geworden, als ich eigentlich geplant habe. Deswegen werde ich auf bestimmte Methoden und Tools in weiteren Posts eingehen. 
Ich kann euch nur dazu ermutigen, euch selber die Zeit zu nehmen, euch über eure Ziele im Leben Gedanken zu machen und diese festzuhalten. Dies ermöglicht es euch in eurem Alltag die Prioritäten bewusster zu setzen und so hoffentlich weniger gestresst durch das Leben zu laufen.

Kategorie: Blog, Selbstmanagement Stichworte: Produktivität, Ziele

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Über den Autor

Johann Anders wurde 1984 in Danzig geboren, studierte Wirtschafts- ingenieurwesen mit der Fachrichtung Luft- und Raumfahrttechnik und arbeitet nun als Industrial Engineer bei der Firma Metabo, wo er für die Erarbeitung von Arbeitsabläufen nach Lean Prinzipien verantwortlich ist.
Zudem gründete er im Jahr 2012 den Lean Stammtisch Stuttgart, berät mit seinem Kollegen Bernd Albrecht Firmen bei der Einführung von Lean Management Systemen und gründete mit Bernd Albrecht und Manuel Stange das Kata.LAB.

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